【案例】知行良知与会博通携手，实现文件档案知识一体化管理 -金沙1005
2023/1/12 0:00:00 来源：最新案例 作者：小博 浏览量： 984
企业内部的档案能有多少？人事部门有人事档案，行政部门有行政档案、研发部门有研发档案……统筹协调好各种档案，需要进行文件知行良知实业股份有限公司在面对海量内部档案管理难题时，使用会博通，科学标准地对内部文件、档案、知识等各种资料，进行数字化管理。
01客户简介
“知行良知实业股份有限公司”，简称知行股份，是我国西南地区一家知名的新三板上市公司，其经营目标是：做最专业的沥青路面营造商。
知行股份致力于为客户提供各类“高端、智能”的路面系统9001cc金沙的解决方案，立志于做全国路面行业发展的引领者。知行股份的创始人刘永伟先生，军人出身，任职过国企高管，为人低调、谦和，却又坚韧果断，属于实践经验丰富的专家型企业家。
知行股份从创始人、高管、各部门主管到全体员工，在重视路面技术创新的同时，也非常重视信息技术在企业管理中的应用，较早引入了致远oa系统和印章管理等系统。最近，又与绍林科技合作，引入会博通知识管理系统软件，并定制与相关系统的数据接口，实现了文件、档案、知识的一体化管理，消除了信息孤岛，使企业的信息化更上一层楼。
02客户痛点
1）已有系统众多，需要充分考虑到不同平台之间的运营成本，需要简化经营；
2）档案比较分散，不利于管理，需要统筹接收各个平台档案；
3）档案类型比较杂，需要进行档案的合理分类；
4）档案载体比较多，为方便管理，既要考虑到电子档案管理，也要考虑到实体档案管理；
5）考虑到档案的安全性，需要满足档案安全利用需求；
6）公司内部有较多的协作需求，需要满足流程化协作的功能；
7）公司档案有下载和分享的需要，在此基础上需要手动添加水印，比较麻烦；
8）此前档案检索都是靠人工，匹配系统后，要求能进行秒级检索，以便档案快速利用。
02会博通文件档案知识一体化管理系统：科学管控企业所有材料
1）定制开发，实现致远oa到会博通系统的单点登录与用户同步：知行股份委托绍林科技，专门开发了与致远oa的接口，用户登录致远oa，即可点击相应按钮，单点登录到会博通系统，避免了重复输入账号密码的麻烦。绍林科技专门为知行股份开发了用户同步功能，致远oa系统中现有的组织架构与用户，可以自动同步到会博通系统中，并且可跟随致远oa系统中用户的增加删改自动进行同步更新，保证了企业内部组织架构与系统用户结构的一致性，也避免了用户信息的重复创建，大大提高了工作效率，节省了管理成本。
2）定制开发，实现归档文件的跨系统自动接收：绍林科技为知行股份定制开发了专门的服务程序，能定时从致远oa、章管家、印章卫士三套系统中，按照预先设定的规则定期抓取已定稿的文件数据。包括元数据(档案著录项)和文件内容，自动转存到会博通系统中。从而实现了会博通系统与致远oa、章管家、印章卫士的无缝衔接，实现了跨系统的文件自动接收，也使知行股份的档案管理工作接续到了文件形成时，大大提高了档案管理的及时性和工作效率。
3）会博通强大的自定义能力，实现综合档案的集中统一管理：知行股份将档案分为十大类，即：一、行政管理档案；二、党群工作档案；三、人力资源档案；四、财务会计档案；五、工程项目档案；六、经营销售档案；七、固定资产档案；八、企业资质档案；九、科技研发档案；十、信息化系统档案。利用会博通的分类自定义功能，可以轻松地定义完成各类档案的分类架构，并且可以根据各类档案的特点，自定义档案的著录项目（元数据），从而实现综合档案的集中统一管理。
4）实现实体档案与数字化电子档案的集成统一管理：会博通系统的档案管理特性，对于同一份档案，既可以存储其数字化电子文档，也可以记录实体档案的存放位置。用户依权限查找到相应的档案时，可以在线阅读电子文档，也可以了解实体档案的存放位置和状态，以便提交借阅、借用申请。
5）与组织职能及职责相适应的权限管理，既符合档案保密规定，又满足工作所需：会博通系统提供了与组织的职能和岗位职责相适应的多维度权限管理能力。会博通的授权对象可以是模块和管理对象。因为管理对象是一个带层级的知识框架，即分类框架，所以权限又具有依知识框架的层级向下进行继承的特性。
6）会博通内嵌流程引擎，全面实现文档管理与利用的流程化、无纸化：会博通内嵌的流程管理功能，通过自己独有的一种邮件——“流程邮件”来进行工作流程的运作和管理。用户可根据自己的工作需要，直接套用预先设计好的流程模板来实现业务流程，也可根据自己的需要来任意设计与调整流程。流程中还可以包含子流程，表单功能完全符合中国组织机构的习惯与特点。
7）可选择的安全机制和独具特色的防扩散水印，避免档案利用过程中的扩散风险：会博通采用了全面而又灵活的安全策略，ssl网络加密传输、数字证书、电子印章、usbkey加密锁、强密码登录控制等，都可以方便地应用于会博通系统，用户可根据需求打造适合于自己需要的安全管理体系。会博通提供了类似于黑匣子的痕迹管理以及用户操作与应用的全面监控功能。
8）会博通知识搜索引擎，依权限快速获取知识并返回最佳匹配段落：会博通为知行股份提供了一个功能更完备的知识内容搜索工具——知识搜索平台，也称“工作搜索”。其含义是根据操作者的职能权限和工作需要来实现搜索。并且，对于搜索出的文件档案知识，操作者还具备与职能权限相匹配的管理功能。
01客户简介
“知行良知实业股份有限公司”，简称知行股份，是我国西南地区一家知名的新三板上市公司，其经营目标是：做最专业的沥青路面营造商。
知行股份致力于为客户提供各类“高端、智能”的路面系统9001cc金沙的解决方案，立志于做全国路面行业发展的引领者。知行股份的创始人刘永伟先生，军人出身，任职过国企高管，为人低调、谦和，却又坚韧果断，属于实践经验丰富的专家型企业家。
知行股份从创始人、高管、各部门主管到全体员工，在重视路面技术创新的同时，也非常重视信息技术在企业管理中的应用，较早引入了致远oa系统和印章管理等系统。最近，又与绍林科技合作，引入会博通知识管理系统软件，并定制与相关系统的数据接口，实现了文件、档案、知识的一体化管理，消除了信息孤岛，使企业的信息化更上一层楼。
02客户痛点
1）已有系统众多，需要充分考虑到不同平台之间的运营成本，需要简化经营；
2）档案比较分散，不利于管理，需要统筹接收各个平台档案；
3）档案类型比较杂，需要进行档案的合理分类；
4）档案载体比较多，为方便管理，既要考虑到电子档案管理，也要考虑到实体档案管理；
5）考虑到档案的安全性，需要满足档案安全利用需求；
6）公司内部有较多的协作需求，需要满足流程化协作的功能；
7）公司档案有下载和分享的需要，在此基础上需要手动添加水印，比较麻烦；
8）此前档案检索都是靠人工，匹配系统后，要求能进行秒级检索，以便档案快速利用。
02会博通文件档案知识一体化管理系统：科学管控企业所有材料
1）定制开发，实现致远oa到会博通系统的单点登录与用户同步：知行股份委托绍林科技，专门开发了与致远oa的接口，用户登录致远oa，即可点击相应按钮，单点登录到会博通系统，避免了重复输入账号密码的麻烦。绍林科技专门为知行股份开发了用户同步功能，致远oa系统中现有的组织架构与用户，可以自动同步到会博通系统中，并且可跟随致远oa系统中用户的增加删改自动进行同步更新，保证了企业内部组织架构与系统用户结构的一致性，也避免了用户信息的重复创建，大大提高了工作效率，节省了管理成本。
2）定制开发，实现归档文件的跨系统自动接收：绍林科技为知行股份定制开发了专门的服务程序，能定时从致远oa、章管家、印章卫士三套系统中，按照预先设定的规则定期抓取已定稿的文件数据。包括元数据(档案著录项)和文件内容，自动转存到会博通系统中。从而实现了会博通系统与致远oa、章管家、印章卫士的无缝衔接，实现了跨系统的文件自动接收，也使知行股份的档案管理工作接续到了文件形成时，大大提高了档案管理的及时性和工作效率。
3）会博通强大的自定义能力，实现综合档案的集中统一管理：知行股份将档案分为十大类，即：一、行政管理档案；二、党群工作档案；三、人力资源档案；四、财务会计档案；五、工程项目档案；六、经营销售档案；七、固定资产档案；八、企业资质档案；九、科技研发档案；十、信息化系统档案。利用会博通的分类自定义功能，可以轻松地定义完成各类档案的分类架构，并且可以根据各类档案的特点，自定义档案的著录项目（元数据），从而实现综合档案的集中统一管理。
4）实现实体档案与数字化电子档案的集成统一管理：会博通系统的档案管理特性，对于同一份档案，既可以存储其数字化电子文档，也可以记录实体档案的存放位置。用户依权限查找到相应的档案时，可以在线阅读电子文档，也可以了解实体档案的存放位置和状态，以便提交借阅、借用申请。
5）与组织职能及职责相适应的权限管理，既符合档案保密规定，又满足工作所需：会博通系统提供了与组织的职能和岗位职责相适应的多维度权限管理能力。会博通的授权对象可以是模块和管理对象。因为管理对象是一个带层级的知识框架，即分类框架，所以权限又具有依知识框架的层级向下进行继承的特性。
6）会博通内嵌流程引擎，全面实现文档管理与利用的流程化、无纸化：会博通内嵌的流程管理功能，通过自己独有的一种邮件——“流程邮件”来进行工作流程的运作和管理。用户可根据自己的工作需要，直接套用预先设计好的流程模板来实现业务流程，也可根据自己的需要来任意设计与调整流程。流程中还可以包含子流程，表单功能完全符合中国组织机构的习惯与特点。
7）可选择的安全机制和独具特色的防扩散水印，避免档案利用过程中的扩散风险：会博通采用了全面而又灵活的安全策略，ssl网络加密传输、数字证书、电子印章、usbkey加密锁、强密码登录控制等，都可以方便地应用于会博通系统，用户可根据需求打造适合于自己需要的安全管理体系。会博通提供了类似于黑匣子的痕迹管理以及用户操作与应用的全面监控功能。
8）会博通知识搜索引擎，依权限快速获取知识并返回最佳匹配段落：会博通为知行股份提供了一个功能更完备的知识内容搜索工具——知识搜索平台，也称“工作搜索”。其含义是根据操作者的职能权限和工作需要来实现搜索。并且，对于搜索出的文件档案知识，操作者还具备与职能权限相匹配的管理功能。
“知行合一，通达天下”，知行良知致力于发展成为行业集绿色化、信息化、集中化、智能化的一体式服务供应商。在稳步前行的未来，会博通将在档案管理领域与知行良知持续携手，推动交通基础设施领域和城市建设领域向更大的价值空间迈进。
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