工程档案管理系统如何布局？从中船北部湾的数字化实践来分享 -金沙1005

工程档案记录了工程项目建设生产活动的全过程，是工程项目不可或缺的一部分。对于企业来说，该如何布局规范化的工程档案管理系统呢？会博通从下面这几个方面为大家分享一下。

工程档案有什么特点？

工程档案，是指工程从提出、立项、审批、设计、监理至验收等全过程中形成的应当归档保存的材料，包括文字、表格、声像，图纸等各种载体材料形式，是工程项目不可或缺的一部分。

工程档案为什么这么重要？ 

一方面，工程档案是项目竣工验收的必备依据。如果工程档案资料在建设过程中发生了遗失、损毁等情况，将会导致工程验收不能顺利进行。另一方面，工程档案是已完工项目进行维护、维修、改造的重要依据，如果没有妥善管理，工程后续工作将难以推进。从长远来说，工程档案还是工程质量的重要凭证，是储备工程技术、工程经验的重要载体，具有重复利用、提供借鉴以及促进创新的重要价值。

工程档案管理的难点在哪？

-管理难度大、检查强度大：为了保障工程的正常进行，工程档案资料必须确保真实、准确、完整，与工程实际相符合。此外，工程资料的归档、立卷等步骤需按照严格而细致的要求来执行，这些在《建设工程文件归档整理规范》都有相关规定。

-时间周期长、工作量大：无论是新建、改建、扩建等建筑工程，工程档案管理需覆盖工程项目前期、工程建设期和竣工验收期等阶段，时间可能长达数年，工作量大，耗费人力大。

-标准化难度高：工程项目中包括有建设、勘察、设计、施工、监理等单位的参与，涉及组织及环节多，管控难度高。

综上所述，企业在工程档案管理的推进过程中，往往面临着诸多挑战。

工程档案管理系统实践——中船北部湾

中船北部湾（全称：广西中船北部湾船舶及海洋工程设计有限公司）是一家以船舶设计、海洋工程设计，兼营船舶技术服务、船舶修建造工程总承包、海洋工程建造技术服务等为主营业务的专业船舶设计单位。在引进会博通工程档案管理系统前，公司的工程文件和档案资料分散在各部门员工电脑上，未形成统一化归档。这不仅给档案管理带来了诸多掣肘，员工查阅、利用的效率亦有待提高，公司亟需一个统一的平台来实现规范化管理。

为此，中船北部湾经过多方考察，引进了会博通工程档案管理系统。系统针对中船北部湾在工程档案管理工作中遇到的难点，作出了以下部署：

1、统一平台管理，工程档案系统全把控

针对中船北部湾工程档案资料分散的情况，会博通为其构建了一个一站式工程档案管理平台。企业通过一个平台，即可完成各类工程档案从起草、录入、归档到再利用等的全生命周期管理，并能对实体与电子档案实施同步管理。

应用会博通后，无论是工程实施过程中的过程文件，还是项目结束后的成果文件，都能集中统一实现规范化归档。保障了归档及时性的同时，中船北部湾也能通过档案到位情况，实时对工程项目进度进行监控，推动了工程管理效率的提高。

2、有序化分类，满足规范管理需求

通过会博通自定义分类及属性的功能，中船北部湾按不同船舶工程项目对进行了档案分类，并根据管理需求在对应分类下进行档案立卷，规范收录从工程项目从招投标阶段、立项阶段、建设阶段到竣工验收阶段的各类报告、设计图、合同、审批等材料。属性明确，分类清晰，员工可快速查找到所需档案，后续的统计、分析也有了支撑。

3、依权限利用，兼顾安全与高效

在项目工程的推进过程中，员工常常需要进行档案的查询、借用等。这时候，通过会博通受权限管控的搜索、借还功能，即可在保障安全性的前提上，实现档案的高效协作与利用。

-检索功能：应用搜索平台，员工可随时随地在pc或移动端上，通过组合关键字、组合搜索条件或者是二次搜索等方式，快速、精准找到所需档案。搜索结果将会依权限展示，仅拥有对应权限的用户才能查看。

-借还功能：员工通过借阅流程，即可申请以线上、线下或线上线下结合的方式借用档案。借还过程通过流程化处理，申请人、借阅用途、归还日期都会一一自动登记，便于追溯。此外，管理人员可通过统计功能，直观查阅工程档案的利用情况，助力档案管控更到位。

工程档案管理系统的价值

数字化不仅仅意味着技术的变革，更意味着以人为关键因素的管理方式的变革。通过中船北部湾与会博通的实践案例可以看出，数字化工程档案管理，使得企业能够通过信息化技术，提高档案管理的整体水平和质量：这不仅有利于规范化管理工程档案，减少人力资源消耗，同时能推动企业知识资源的沉淀与传播，为企业的不断创新和进步提供源源活力。会博通相信，以数字化赋能工程档案管理，让信息技术融入档案管理的方方面面，将会为企业带来1 1>2的效能回报。