能源行业企业，如何做好档案的科学分类管理？ -金沙1005

2022/4/27 0:00:00 来源：最新动态作者：小博浏览量： 492

能源行业是我国的支柱型企业，在档案管理和办公管理上，普遍采用计算机编辑处理各种文件。在工作的过程中，保留了大量的电子文件和数据，比如行政性的收发文、财务报表、业务数据、科技文件、工程竣工图与验收资料等。

这些档案，分散存放于多个系统、不同的部门和人员中，如何确保这些档案资料得以100%收集、归档，是做好能源行业档案管理的关键。为帮助大家全面归档，我们对能源行业的档案资料进行了划分方式及内容的梳理。

1）按业务类别划分

经营策划类：包括规划、项目方案、图纸、个业经营决策、机关政府政策、协议、合同、会议纪要、文件等文件材料。

计划审计类：包括各种计划、统计报表、计划管理、统计分析及审计中形成的各种文件材料。

物资供应类：包括物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

资产类：包括士地、房产信息、办公家具、办公设备出入库。

维修资料：生产设备仪器的技术文件、安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料、设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

2）按载体形式划分

随着社会的发展和进步，档案的种类不断增多，形式载体日益多样化。目前档案的主要载体分为4类，即纸质档案、音像档案、电子档案、实物档案。在能源行业中，政府或工作部门的“红头文件”、工程项目的纸质记录资料等都属于纸质档案的范畴；项目过程中的照片、影片、录像带、录音带等属于音像档案的范畴；项目方案、图纸、计划管理、统计报表等以电子形式流转与存放的资料属于电子档案；公章、印章、锦旗、奖杯、牌匾等属于实物档案。

凡属本公司工作中所形成己办理完毕具有价值的文件、图表、照片、均需立卷归档。声像档案指公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的具有一定保仔价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

3）按项目阶段划分

能源行业档案资料，主要包括前期项目核准文件、勘测设计、招标投标、设备资料、线路、道路、土建、设备安装、隐蔽工程、装饰装修等方面，并经文字、图纸、图表、声像、图片、照片、实物标本等形式记载，形成数量巨大，种类繁多的工程建设档案。

4）按重要程度划分

凡涉及商业秘密或公司重大事项的档案资料，均需立卷归档且不得借阅或复印；档案管理应定期。

档案资料的划分没有定式，您可以根据您的需求，选取适合您的划分方式。希望以上内容罗列，可以在您划分的时候，给到您一定的参考，辅助您做好能源公司档案管理工作。如果您有更为详细和完善的划分方式，也欢迎留言跟我们一起探讨交流。

会博通针对能源行业在档案管理中普遍存在的文件数据分散、调用不便；档案电子化程度不高，档案得不到充分利用；第三方软件较多、资料容易遗漏，收集不便；档案格式较杂，存储、搜索无法实现全覆盖等问题，定向研制了能源行业档案管理系统，实现档案归档入库、借阅、利用的快捷操作。与oa系统、erp系统、财务等第三方系统无缝集成，帮助能源行业整合各个系统的知识内容，消除信息孤岛，助力能源行业数字化转型。

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