电子档案管理系统：实现档案高效采集、档案安全管理 -金沙1005

  随着信息技术的发展与实际生活上的办公运用，给相关工作人员带来了诸多的便利与好处，就如就是一个很好的案例，各行各业在日常办公、业务中组织会产生了大量的电子文档，这些电子文档归档形成的电子档案都需要进行管理和长期保存、利用。

 由于档案是具备各种商业价值，文化价值以及保存价值，因此，随着经济发展与进步，得知档案的重要国家高度重视电子文件归档和电子档案管理工作，已出台若干规章制度和规范性文件。

 会博通电子档案管理系统如何管理文档？主要是以电子档案的真实性、完整性和可用性为原则，以系统为基础，以电子化流程为脉络，同时与其他专业办公管理系统集成，为组织提供一套规范储存、高效查阅的“数字档案馆”。

会博通电子档案管理系统特色功能

一、电子档案采集

 国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中对企业文件材料归档范围和档案保管期限做了相关规定。

 对于企业、事业单位等组织内部电子文件，该系统使用中包括了所有收档、整档、鉴定、归档、保存、利用以及档案销毁要等流程工作内容，收集方式更是规范化与高效性，真实发生，快速高效，便捷管理各类电子档案。

 通过利用系统不进行新建档案流程，填写档案有关的关键信息：全宗号、档案号、编号二维码、盒号、日期、页数、年度、存储介质、档案目录、保管期限等，在线生成档案的规范模板。

 同时，可以与其他办公系统无缝集成，各类公文、人员、产品等信息，会随着电子档案管理软件流程的审批变动，根据信息类型自动同步到档案系统，建立电子档案库。

 对于外部纸质档案，可以与高拍仪、扫描仪等外部设备集成，将纸质档案转化为电子档案，方便档案管理员录入。

 用户通过使用高拍仪进行档案的拍照，填完档案表单信息后，扫描或拍照的电子档会自动存入附件栏。完成纸质档案迅速转换电子件归档。

二、电子档案编码

1、自动编号

 对档案进行编号更有利于文档的归档和查找。的oa系统可以根据客户自己的编号规则在表单中为每份档案自动生成编号。

  通过会博通电子档案管理系统进行详细登记档案信息，包含档案名称、档案所属部门、档案所属单位、档案所属类目、档案编号、档案有效期、档案所在档案室列号、盒号、层号、盒码、电子档等信息。

  档案管理负责人每次在录入档案内容的时候，依据定义好的编号与路径就能自动完成档案归类，过去需要耗时几个礼拜进行分类的材料，现在一个管理员几天就能完成。此外，需要什么档案直接根据实体档案编号，就能在系统搜索到对应的电子档案信息，缩短排查时间。

2、档案信息“条码化”

  每一份电子档案在系统中都能可以拥有自己的专属“条码”，这些条码上面记录了每份档案的基本信息，比如“经办人、创建时间、档案类型、编号、使用状态等”。

三、电子档案安全借阅

  收集档案的主要目的就是为了可以实现档案快速查询，在海量的档案信息库中，能依据档案名称、档案编号以及档案状态快速查询。

  依据政策所要求的《电子档案管理系统基本功能规定》落实责任部门与责任人，确立统一的档案管理机制，明确每一份电子档案管理责任，保存电子档案管理的关键业务过程记录。

  采取账号验证登入、收集验证、密钥、电子签名、安全认证、数字加密、权限设置等技术手段，保障电子档案安全。在会博通电子档案管理系统之内，针对特定的卷库、案卷、文件，都可进行借阅范围的设置，细粒化的权限可详细到某一个文件或某一个人，防止隐私泄露，进一步提升档案的安全性。

  如某个用户因工作需要，却无权限阅读的档案，那么用户可进行线上申请临时授权申请，申请审批通过后，具有短期的档案查阅权限，授权期结束后，那么阅读权限就会自动取消，从而全程无纸化操作，更节省时间。同时，为了保护档案安全和隐私，电子档案下载时会自带水印，包括借阅人、借阅日期等，若是出现信息泄露可进行追究。

四、电子档案移交与销毁对于到期档案，通过档案报废申请流程，审批归档后档案状态更改为档案报废状态，销毁的档案不再参与借阅业务。

五、电子档案相关数据统计

  根据员工的借阅申请，可自动形成档案借阅记录台帐。所有借阅记录系统记录，按照各种查询条件检索，一键导出明细，方便统计。

  借助智能报表系统与电子表单，档案管理人员、上层领导可以随时在会博通电子档案管理系统上了解，组织内部各类档案的管理情况。可以查档案详情、可以了解具体数据分析情况。包括各类文档的借阅频率怎么样、违规使用多不多、超期未还有多少、，以及各类档案的数量占比等情况。档案管理员调阅某个档案或出一份分析报告不再周期长，耗费大量时间，显著可以全面提升管理质量与工作效率。

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