如何做好物业档案管理？物业公司必看 -金沙1005
1.如何管理丰富的物业资料？
物业档案管理，是指物业公司在物业开发和管理活动中所形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音，以及其它方式和载体的文件。
具体来说，针对物业公司日常的管理工作，你可以搭建一个科学的分类体系进行档案收集。比如，你可以按时间顺序，将物业档案划分为：设计阶段规划信息、施工及验收阶段信息、委托管理阶段信息、招商阶段信息、用户入驻信息、日常管理信息。
你也以按照物业管理各部门职责划分档案。比如，对于办公室，产出的档案有上级文件、内部发文、计划总结等；对于工程部，产出的档案包括工程图纸、设备档案、承包合同等；对于客服部，产出的档案有顾客投诉、业主档案、检查记录等；对于财务部，产出的档案有各类账册、发票存根、预算报告等；对于保安部，产出的档案包括巡查记录、车辆档案、紧急事件等。
此外，你还以按照类型对物业管理档案进行内容收集。比如将物业管理档案的内容划分为图、档、卡、册、表5个类别。图，指的是房屋的各类设计及施工图；档，指的是在管理过程中形成的文字资料；卡，指的是根据管理工作需要建立起来的目录卡、保养卡等；册，指的是为了提高管理效率而制作的各类管理手册；表，指的是各类表格。
绍林科技物业档案管理系统系统，支持以上所有物业档案管理内容体系，严格满足物业档案管理对于数据准确、资料详实、不错不漏等要求。同时我们还为大家提供了不限层级、无限细分的层级体系，极大地保障了物业公司对于档案内容的掌控度和灵活度。
2.如何快速搜索物业档案？
对于物业档案管理来说，档案的搜索和调用是非常重要的一个环节。这一环节做好了，不论是对于物业成本控制、业务办理效率还是风险规避都有很大的助益。
要做好物业档案管理的搜索和调用，得从档案总目录、分类目录的划分上就打好基础。在这个步骤上，绍林科技不仅可以为你提供丰富的物业管理框架供你参考，同时也可以根据物业公司的特殊情况，协助构建个性化的框架体系。
绍林科技物业档案管理系统，拥有十分强大的内容检索功能。分类框架搭建好之后，系统用户可以便捷地使用关键词检索、全文检索、类自然语言检索、二次检索等多种检索方式，进行档案检索。检索结果与职能权限相匹配，不仅能精准匹配用户所需的核心信息，还可以呈现物业档案的标题、最佳匹配段落、责任者、日期、文件路径、搜索结果统计信息等，实现多维度搜索要素呈现。
3.如何让物业协作更及时？
绍林科技物业档案管理系统独具特色的流程邮件管理模式，为物业档案的动态化管理，提供了全套便利方案。你可以通过流程邮件，将档案发送能够给需要协作的相关人员，流程人员的先后顺序可套用模板、也可自定义。
比如，对于物业档案而言，凡销毁的档案，必须经过物业档案所有权人、物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，才能进行销毁。若此时，你要对谋一份档案执行销毁操作，你只需发送销毁流程，待流程上的相关人员批复后，就可以执行了，简单又快捷。
物业管理在我国算是一个比较新兴的产业，仅有二十多年的历史，各项工作还处于完善的阶段，同样的，物业档案管理发展历史也不长，需要时间一步步与各种应用场景相磨合。从物业档案管理需求迸发之初，绍林科技就持续在物业管理领域投入专项研究，如今已经形成了一套相对完善的物业档案管理软件。未来，我们也将持续投入研究，将物业档案管理软件应用在更广阔的物业应用场景中。
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