应用案例 -金沙1005

办公自动化

3hmis是一个综合性的知识管理平台，其完全可以满足一般办公管理的需要，使用3hmis进行办公自动化管理，可真正做到任何时候、任何地点与任何人协作、沟通和共享信息的理想。

组织机构的虚拟化与用户管理 要利用3hmis实现办公自动化，首先，就要在网上创建一个与现实组织架构一致的虚拟化的组织架构，实际上，就是为组织中的部门与人员创建网上办公环境，在网上办公，可不受时间与地点的限制。 右图展现的是绍林科技的组织架构： 绍林科技的内部机构由总裁室、运营管理部、市场部、销售部、金沙1005的技术支持部、软件开发部和档案业务部组成，部门下面，则是具体员工，每个部门都有自己的资讯与论坛，每个员工都有自己的信息保管箱，内容包括我的文章、我的照片、我的文摘、我的日记、互动空间、我的档案和我的邮局等类目，互动空间是该员工的个人论坛，我的邮局则是该员工用于处理流程邮件的个人邮局。 就像部门可以布置自己的办公室，个人可以布置自己的办公台一样，部门和个人都可根据管理的需要，设置自己的知识分类与架构。

管理规划与创建管理对象

部门和个人都可以在部门与个人类目下创建自己的管理架构，但这里着重介绍整个机构如何进行管理规划。 3hmis有一套完整的管理理论与体系，其基本思想是： 3hmis通过把用户的管理需求高度抽象化，提升为各种管理对象，并赋予不同的管理对象不同的管理功能，用户通过类型定义来形成自己的管理架构，将各种知识集成统一管理，并通过属性来定义知识的特征，通过授权来体现职责，以满足自己独特的管理需求。 在3hmis中，我们把每一项管理都看成是一个管理对象，如文件管理、档案管理，都是管理对象，再，如果我们要进行合同管理，定义一个合同管理对象，建立合同管理的分类架构，定义每一种合同的属性，并按管理分工进行授权，一个合同管理系统即告形成。安全管理也一样，我们定义好安全管理对象与架构，即可开始进行安全管理。 由此看出，只要我们清楚要进行那些管理，并且知道如何进行管理，就很容易利用3hmis形成自己的管理架构与管理方式，并实施管理。 左图列出的是一些常用的管理对象与架构： 在3hmis中，管理对象又称为类型，所以，定义管理对象，是通过类型定义来实现的，建立不同层级的类型，即形成管理架构。 授权 在3hmis中，每一个类型都可授予不同人不同的处理权限，并且，权限可以继承，即下位类继承上位类的权限。 为了简化授权，提供了带层级的用户组管理以及岗位管理功能，同样，对上位用户组授权，下位用户组可以继承其全部权限。 应注意组织架构与用户组架构的区别。 组织架构是一种类型架构，是由一个个处于不同层级的类型或称管理对象组成的，一个员工只能存在于一个组织架构内，也就是说，一个员工只能有一个信息保管箱。 用户组虽然也可以组成层级，但用户组仍属于用户范畴，并且，同一个用户或用户组，可归属于多个不同的用户组，以体现一位职员可承担多项不同职责的工作，也便于流程邮件的发送和管理对象的授权。

3hmis力求做到对管理对象的授权，与现实工作的授权协调一致，用户在使用3hmis时，追求这种一致，对于对管理的理解与改善，应该也是有帮助的。

流程管理

3hmis提供的流程管理功能，并不只限于文件的流转，是所有工作流程的设计与运作工具。比如说，采购、请假、任务等等，都可利用3hmis的流程管理功能来进行。
3hmis通过自己独有的一种邮件 – 流程邮件来进行工作流程的管理，用户可根据自己的工作需要来任意设计与调整流程，表单功能亦完全符合中国机构的习惯与特点。
3hmis把数据库中的信息和流程有机的融为一体，每一条信息都可提交流转，以实现信息共享、沟通与工作协调。
利用短信平台，可大大改善流程管理的灵活性，提高协作效率。

网络沟通的方法与技巧

工作流程是最为标准与规范的多方向的网络沟通与协作方法，公告、资讯也是较为正规的单向沟通方式。
3hmis还提供了许多非正式的沟通手段，如个人与组织博客、论坛、在线会议等，非正式的沟通手段，往往能使参与者得到放松，激发灵感，有利于沟通中的知识创新。
短信和无线宽带网络的引入，可大大提高沟通与协作的移动性，有利于工作效率的提高。
3hmis内嵌的提醒功能，特别是短信提醒，也可用于工作的协作与沟通。

客户管理

3hmis提供了专门的客户管理模块。
实际上，3hmis所称的客户，是一个非常广义的概念，可以理解为：以机构为基础的资料管理，即：根据本单位的需要，将与本单位有关联的机构，按一定的分类要求，创建分类架构，并对所收集到的这些机构的资料，进行分门别类的管理。
如果在客户端配置3hmis测试通过的电话录音盒设备，还可在客户来电时，自动显示该客户的相关信息，并可创建电话记录，将电话录音作为电话记录的附件加入，如果工作需要，还可启动流程，提交流转。

档案管理

档案管理是一项非常专业化的工作，其中的标准、规则与习惯，并不是短时间就能理解和搞清楚的，特别是要把它转换成具体的计算机程序，则需要更多的时间与精力，所以，许多办公自动化系统所提供的档案管理功能，都难以满足客户的专业管理需要。
3hmis的前身，就是一个专门的档案管理系统，其专业、全面与规范，已经成千上万用户超过20年的验证和认可，特别是将办公自动化系统与档案管理系统有机的结合到一起后，办公处理过程中的所有文件与处理痕迹都能归档保存，并且能实时归档，更体现其优越性。

办公事务管理

3hmis提供了网络考勤、人员、资产、物品、通讯录等一系列办公辅助管理功能，并且，还可通过创建管理对象（类型）来增加办公事务辅助管理的内容。

工作搜索平台

3hmis提供的搜索平台，专业术语是工作搜索，即依工作授权进行搜索。

也就是说，利用3hmis搜索时，除了满足搜索条件外，还要对操作者无权限看到的信息进行过滤，只显示出操作者有权限看到的内容。

安全策略

3hmis容许采用全面而又灵活的安全策略，如，ssl网络加密传输、数字证书、电子印章、usbkey加密锁等，都可应用于3hmis系统，以方便用户打造适合于自己需要的安全体系。

应用举例

某集团公司，计划引入办公自动化系统，以改善其办公条件与效率，该集团对于办公自动化系统的基本设想与要求是：
1、 办公自动化系统的引入是一项系统工程，七分在管理，三分在软件，在引入软件系统的同时，要注重管理体系的改善与制度的完善。
2、 系统应具备灵活性和适应性，可随着应用和理解的深入，进行管理调整与改善，也就是说，软件系统与管理运作应能有机的结合在一起，并能共同进步与发展。
3、 应有对管理对象的自定义功能，比如说，定义一个产品对象和与产品相应的分类架构即可实施产品管理，定义一个行业动态对象，即可对行业动态信息进行管理，定义一个客户对象，即可对客户进行管理，等等，对象中各种信息的属性亦应能自行定义。
4、 实现管理系统多核化，各项管理工作，可单核运行，亦可多核并行运行，以提高系统的可靠性、安全性与效率，如办公管理、计划管理、网站内容管理、档案管理、报表管理、合同管理等等。
5、 引入知识资产化概念，并对知识进行资产化管理，使企业知识资产具备与房屋、车辆、机器设备等资产类似的管理与利用属性，对于企业专有知识的管理，不再受个人、时间与地点的限制，只与工作职能、工作需要及工作权限有关。
6、 要有严格的权限管理，可依职能和岗位授权。

3hmis的企业版，正好与该公司的上述设想与理念吻合，于是，该公司决定引进一套按服务器授权的3hmis企业版作为办公自动化系统，实施思路如下：
1、 将集团的组织机构虚拟化，为员工设置网络办公环境，以达到任何时候、任何地点可与任何人沟通、协作和共享信息的目的。
2、 创建公文管理平台，将收文的录入、流转，发文的起草、会签、校对、签发、封发、归档等，全部实施无纸化管理。
3、 创建集团及部门关键业务管理，包括党群、人力资源、规划与发展、资产经营、投资与企业、合同、监察审计、财务与资产、安全与应急管理等。
4、 创建沟通与协作平台，除公文流转实现无纸化外，请示、签报、任务下达等，全部利用工作流程管理实施无纸化，引入博客、论坛、在线会议、短信平台等功能，以提高内部沟通与协作的效率，改善知识创新的主动性与灵活性，在加强显性知识管理的同时，注重和改善隐性知识的显性化。
5、 创建档案管理平台，综合管理各种档案。
6、 创建电子期刊、图书管理、资料管理等，且纸质和数字化信息可同步管理。
7、 将常用的已有企业专有知识数字化。
8、 创建工作搜索平台，按工作职能与权限，提供知识搜索与利用服务。