会博通档案管理软件：纸质档案·电子档案一体化管理 -金沙1005

一、档案管理背景

  当下众多企事业单位愈发重视本单位的数字化建设，使其面对复杂竞争环境下，保持高质量发展和持续竞争力，而档案作为企业单位重要的信息资源，怎样整合及利用种类繁多的档案？怎样科学规范地管理？将是企事业单位数字化转型过程中必须解决的难题；同时，随着近年来《“十四五”全国档案事业发展规划》、《会计档案管理办法》、《电子会计档案管理规范》、《中华人民共和国档案法》、等政策的相继发布，档案数字化建设已成为各企事业单位档案管理工作发展的重要方向和目标。

二、档案管理痛点

  随着时代的发展与互联网技术的进步。数字档案管理已成为档案管理的一种重要方式，传统档案管理模式已很难适应当下众多政府、机构、企业数字化的发展需求；并且无法做到为释放档案资源价值，升级数字化档案管理，实现新时期档案工作的高质量发展，亟需解决以下痛点：

 1、纸质档案易丢失，需占物理空间、打印量大、存储成本高；

 2、档案数据缺乏定级与脱敏等安全管控，敏感档案数据外泄的风险大 。

 3、各行各业涉及的档案门类多，当下现状管理分散，部门间难以建立高效的共享协作方式；

 4、纸质档案安全性较差，容易损坏、丢失、泄密，不便于长期保存；

 5、传统管理模式会让上级单位对下级单位的监管乏力；

 6、档案共享性较差、利用性差，影响协同工作效率，容易造成信息孤岛；

 7、档案的集中归档、鉴定、销毁、检索、借阅等效率低，不符合当下快速发展的信息化管理诉求；

 8、档案调阅、日常管理记录不完整或者不规范，难追溯；

三、会博通金沙1005-9001cc金沙方案简介

针对上述各种档案管理痛点，会博通推出基于众多行业的档案管理业务需求提供了专业化的档案管理9001cc金沙的解决方案，

 1）用于收集分散于各业务系统与案卷相关的电子文件内容和元数据，

 2）通过权限控制等手段“宣布”对应归档电子文件内容和元数据的“占有”，避免其在正式归档前被修改、删除、损坏、遗失、泄密、防篡改等，保证应归档电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性；提高电子档案管理的利用性和安全性。

 3）支持录入用户本地电脑的电子文件 ，并可对案卷、卷内文件和件内文件进行整理编排以及相关元数据整理补充的工作，

 4）实现对档案数据进行数据收集、整理归档、移交入库、档案数据管理、档案检索、专题编研、查档登记、鉴定与销毁管理、数据统计等功能。

 5）符合国家相关法律法规要求。帮助客户搭建数字化档案管理软件，实现档案资源整合、发挥档案资源价值，助力企业数字化升级。

 6） 纯纸质档案向电子化档案转型

 7）建立电子档案数据中心和数据仓库

 8）提高电子档案管理的利用性和安全性

四、会博通档案管理软件系统功能介绍

1、系统磁铁式桌面

 档案9001cc金沙首页采用的式灵活的磁铁式桌面，根据用户的工作需求可以选择性展示了用户最常用的功能与最需要了解的信息，方便用户了解系统整体情况，更快捷的利用与管理档案，为企业内部员工提供一站式档案信息服务平台

2、档案接收

 ● 根据每个全宗、每种档案类型（文书类、图片类、技术类、证件类、科技类、财务类）管理的具体情况，系统可以支持自定义元数据管理模式。

 ● 直接与上游业务办公系统进行无缝衔接，可以及时采集上游业务系统的元数据及附件，全程跟踪。

3、档案整理

 系统在档案采集分为在线编目/著录、批量导入、api数据接口三种归档方式，用户就能将所有的档案归档数据都会进入档案整理库中，统一进行整编、分类管理。

4、档案利用

 对于归档库的档案，用户可以对其权限范围内的档案进行借阅利用申请，申请通过之后用户可以在我的借阅中阅读或下载档案文件；档案管理员可以对已借阅的档案的利用过程进行管理。

5、档案移交

 ● 列明应当移交的案卷明细、移交人、移交日期、审批人、监交人、移交原因等内容。

 ● 内部档案部门接收档案，审阅相关信息，一键接收。

6、档案归档

 对于归档库中的档案，管理员可以完成日常的管理工作，包括案卷归档操作（归档/取消归档）、拆卷(驳回重新立卷)、打印封面目录、记录归档操作（确认归档成功、取消归档成功、打印封面、拆卷等）。

7、档案检索

 ● 在系统海量的档案库中寻找自己所需的某个档案文件，用户可采用多种方式对本单位及系统内其他单位的档案条目进行检索，并在其权限范围内对档案进行利用，超出权限范围的利用需求可通过提交赋权申请经审批通过再加以利用。

 ● 档案系统中全文检索是类似于360搜索、百度搜索的检索方式，用户只需在搜索框或搜索平台中输入关键字或词，系统在所选的范围（全宗、档案门类等）内进行对条目指定字段值的关键词的匹配，输入的关键字可以为档案类型、全宗号、目录号、保存年限、归档日期、标题中包含的某些关键字等等，系统会查询出符合的档案数据。

 ● 系统中还提供了更为精准快速的递进检索功能，主要是基于对多项类似档案检索结果的再次过滤。

8、档案管理数据统计

 依据用户需求，可以自定义多项数据统计，档案类型分布统计、档案年度分布统计、档案保管期限统计、档案密集分布统计等。

五、会博通档案管理软件系统方案特点

1、电子档案全生命周期管理

  基于档案保管生命周期分级存储管理，实现档案接收、档案管理、档案利用全过程管理，释放档案价值，提升业务效率。

2、多格式在线预览

 用户无需关注文档存储、转码、在线浏览等技术细节的情况下，快速搭建安全可靠、高可定制的文档处理平台，助力企业oa\erp\财务\hr等应用系统的功能升级。

3、空间节约可视化

 对档案数据的数量、类型、空间使用情况、风险监测等进行可视化展示。

4、 档案数据存储防篡改

 支持特性的各类存储介质接入，如磁带机(库)，光盘库等存储设备。支持对重要档案数据进行离线备份/归档固化保存，确保档案数据安全，防篡改。提高系统的高可用性和灾难可恢复性。

5、“四性检测”方案

 对电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，保证电子档案的四性在电子档案生命周期管理过程中具有举足轻重的作用。

6、内容精准识别

 提供综合性的图像理解、识别等服务，可与用户业务应用无缝集成，快速搭建安全可靠、高可用的图像分类和文字识别平台。

7、自带归档备份机制，保护数据存储安全

 基于归档备份策略，可自动化的对文件数据进行安全归档备份，无需第三方备份软件即可实现数据归档备份

8、档案数据分类分级安全管控，数据预览脱敏处理

 自动对内容进行识别和合规检查，并根据安全策略自动对数据进行安全定级，并依据安全级别进行安全管控；根据文件级别，进行档案数据安全合规脱敏处理，档案内容查看“千人千面”。

9、内容快速检索

 保持了系统本身的兼容与开放，能够为用户提供稳定、弹性可扩展的搜索服务，帮助用户聚焦档案管理业务本身。

10、提供档案利用数据5个维度全方位的安全保障

 ①集成电子归档章：有效防止电子文件伪造、篡改。

 ②防扩散水印功能：保障文件、档案安全流通

 ③档案监控更全面：实体档案与电子档案双管齐下

 ④细粒化权限管理：档案安全保障精准高效

 ⑤ ip访问控制：从硬件上保障档案管理安全

  会博通致力于为企事业单位提供专业的文件、文档、档案、知识管理软件系统产品，此次档案管理软件9001cc金沙的解决方案的发布，为企事业单位提升数字档案管理的真实性、完整性、可用性和安全性提供了优质保障；同时推动企事业单位的档案收、存、管、用，为企事业单位档案管理全面数字化进程提供一份助力！

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