百强企业佛山投控选择会博通：让数字化档案管理，成为面向员工的“服务”中心 -金沙1005
2022/10/27 0:00:00 来源：最新案例 作者：小博 浏览量： 985
01金沙1005的简介：
佛山市投资控股有限公司（简称佛山投控）成立于2006年，是经佛山市人民政府出资成立，由佛山市国资委监管的国有控股有限责任公司，也是佛山市首批国有资本投资运营公司改革试点企业，在佛山企业100强中位居前列。
02项目背景
新档案法的实施增加了档案信息化建设和监督检查的内容。在信息化建设上，新档案法新增了5个方向的要求：
一、将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用；
二、积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接；
三、电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用；
四、推进传统载体档案数字化；
五、电子档案安全管理、移交。
在监督检查方面，对企业和个人做了8点要求，分别为：
一、档案工作责任制和管理制度落实情况；
二、档案库房、设施、设备配置使用情况；
三、档案人员管理情况；
四、档案收集、整理、保管、提供利用等情况；
五、档案信息化建设和信息安全保障情况；
六、对所属单位等的档案工作监督和指导情况。
此外，中办国办于 2021年6月印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》，电子档案管理相关标准的确立和规范也对加速了佛山投控数字化档案管理体系建设进程。
03项目建设成果
1）文书、基建、人事、会计等全线档案统一管理
佛山投控现拥有水业集团、电建集团、佛燃能源、国通公司、宝裕发展、福能东方、产投公司、全流域公司、新金叶公司、电子政务公司等72家重点核心下属企业。多年来，佛山投控坚持创新驱动发展，累计拥有一批高新技术企业，取得专利近1500项，荣获近百项国家、省、市级奖项。现有员工7000多人，聚集了一大批企业管理、工程技术、财经法务等专业的优秀人才。
面对如此庞大的机构和组织成员，会博通为佛山投控定制了一套集文书、基建、人事、会计等覆盖企业全线业务的档案管理系统，让不同的业务的所有成员，都可以集中在一个平台上，在权限允许的范围内处理档案。比如会计人员登录账号可以查询会计档案但没有权限查询人事档案，反之亦然，但它们所有的操作都在一个平台上执行。
2）标准化综合档案移交、接收、鉴定流程业务
上线数字化档案管理系统后，佛山投控所有档案均实现了有序化管理、规范化利用。
在档案收集方面，档案管理员可以依据权限进行手工、批量录入，或直接通过oa、钉钉、erp、企业微信等第三方系统进行档案收集，简单又方面。这些档案收集好后会归入预归档库。在预归档库中，系统管理员或兼职档案员可对档案进行归档鉴定、自动归档、归档编辑等档案整理工作。在档案库当中，公司档案员可对接收的档案进行鉴定、审核。所有通过审核的档案，可在安全范围内，通过会博通面向用户服务的搜索平台进行交流共享。
3）全面衔接企业内部信息化体系
佛山投控此前用致远oa系统进行自动化办公管理，很多文件在oa系统上进行流转。为了便于档案归档，会博通档案管理系统全面打通了佛山投控内部信息化体系，实现跨平台的档案管理。
接口接通后，佛山投控内部人员可以在致远和会博通之间进行免密单点登录，在致远oa上处理的文件，如果需要存档，可一键发送到会博通预归档库当中，可以有效防止档案漏存。当内部员工需要发起流程调取、查阅档案时，审批提醒会同步到致远oa当中，实现软件协同办公，提高工作效率。
3）全面数字化的档案管理流程体系
要实现真正的档案数字化管理，就得让数字化的管理方式辐射档案管理全流程。会博通档案管理系统为佛山投控提供了全面规范电子文件的归档范围、归档过程、存储格式、“四性”监测、元数据管理，以及基于大数据的电子档案利用。
这些功能涵盖档案接收、移交审批、档案管理、档案存储、档案利用、档案安全全流程。通过系统上智能化的功能辅助，用户只需要进行很少的操作，就可以快速管理档案。比如搜索档案，用户只需要在搜索框中输入关键字，就可以在权限范围内快速获取档案。
通过会博通数字化档案管理系统，佛山投控员工可直接通过统一的平台入口一站式收集和查阅公司内部所有档案。现在会博通数字化档案管理系统可谓是佛山投控内部的知识百宝箱。
“服务新佛山、创造好未来”，今后佛山投控将以“产业投资、资本运作、产业招商”为抓手，重点打造“公用事业、新兴产业、产业金融”三大业务板块，强化产业投资平台功能，发挥国有资本投资引领作用。
未来，会博通数字化档案管理系统将会持续为佛山投控管理有限公司提供档案信息化管理服务，让企业档案文件为佛山投控发展、为佛山经济社会发展持续提供知识“养料”。
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