@企业档管人：档案数字化耗时耗力！用这个办法解放人力，效率飙升 -金沙1005

负责企业的伙伴们，可能会对这样的场景感到熟悉：

从各部门交收过来的纸质文档，垒满几个文件箱，甚至铺满一桌面；

集中操作重复性的扫描、录入归档动作，要耗费一上午甚至数天；

可能还有同事催要电子文档，连环信息急call袭来，打乱原录入节奏……

繁琐、繁重的录入工作，仿佛是影响企业档案管理人员工作效率的笨重“秤砣”。如何利用信息化工具，优化流程，解放人力？今天小博分享的会博通档案管理机器人应用案例，或许可以提供借鉴。

优化思路：扩大收集主体，全员参与归档

合作客户：广东华南鼎盛建设有限公司

广东华南鼎盛建设有限公司，是一家以房屋建筑业为主、拥有建筑总承包一级资质的建筑行业全产业链综合服务商。公司在经营发展的过程中，产生了数量庞大的纸质文档，包括建筑相关的资质证照、工程方案、标书文件、合同文件等，亟需实施数字化、规范化管理。

经过咨询了解，客户选择了会博通9001cc金沙的解决方案型产品——会博通档案管理机器人。一套配齐档案管理所需的软件（会博通文件档案知识一体化管理系统）、硬件（扫描仪、电脑），到手即可快速部署使用。在应用过程中，客户主要通过以下几点提升管理效能。

● 全员可参与：文档数量庞大，档案员扫描录入的工作量很大。通过会博通扫描机器人，相关成员均可参与文档资料的扫描、上传录入。谁形成了文档，谁即可立即扫描上传，最大可支持200人参与扫描上传。这不仅大大减轻了档案员的工作量，亦保证了档案录入的及时性。

● 简单易上手：档案录入、归档有一定的规范性要求，因此往往需集中由档案员来操作。但通过会博通开发的上传程序，简单几步，非档案管理专业人员也能完成扫描上传。上传后，文档即会自动归集至预设路径，供档案员统一管理。

● 便利化功能：基于让知识流动起来的理念，会博通提供了档案检索、档案借还、档案数据统计等便于档案利用的功能，方便公司按需查用。并且，还贴心内嵌了提醒功能，管理人可以使用它，对证照到期时间、档案借用到期时间等进行提醒，满足公司更多维的管理需求。

优化思路：简化流程，重复性工作交给“机器人”去办

合作客户：佛山市三水日明电子有限公司

佛山市三水日明电子有限公司，是专业于军、民用铝电解电容器设计、生产和服务的企业，是国家高新技术企业。由于公司内需归档文件的类型繁多，工作量大，容易产生归档不及时、不完整的问题，从而导致相关风险。

在客户应用过程中，会博通档案管理机器人通过以下特色，为客户解决档案管理难题：

● 自动化：会博通档案管理机器人配置的爱普生扫描仪，提供了自动双面高速扫描、自动图像处理、自动纠偏功能，扫描后即在系统内自动生成双层pdf文件，省去了操作人员扫描反面、手动校正等诸多步骤。同时，管理员先预设好保存路径，操作人员将文档扫描上传后，文件就会自动归集至指定路径内，直截了当，省去一次次、一层层翻目录的繁琐操作。

● 批量化：针对文件数量多、工作量大的问题，会博通开发了多种批量处理功能。比如，使用“通过excel表批量导入”，上传含有档案信息的excel表，就可快速完成目录构建。还有如目录属性批量修改、批量打印纸质档案封面等，助管理人员批量完成采集整理工作，大大提升工作效率。

● 规范化：会博通系统，提供了符合相关规范要求的行业分类模板，并提供档案归档编辑、编号管理、注册注销、档案表格套打（如封面、目录等）等多样化功能，能满足档案在收集、整理、存储、利用的生命周期管理所需。使用一个系统，即可统一管理全公司档案。

写在最后

会博通档案管理机器人，拥有非常丰富的功能，可应用于各行业、各类档案的管理场景中：企业文书、工程档案、基建档案、教学档案、科研档案、经营管理档案、合同档案、干部人事档案等等。

由于其适用性强、灵活度高、“打包式”软硬件兼备的特点，目前已获得非常多金沙1005的合作伙伴的青睐，应用在各行各业中，助力各类组织的档案管理工作提质增效。欢迎各行业的企业组织伙伴们咨询了解，共同探讨档案管理机器人更大的应用效能。