案卷定义在档案管理系统当中有什么含义？如何做好案卷定义？ -金沙1005
2022/8/3 0:00:00 来源：行业资讯 作者：小博 浏览量： 1
在档案管理系统当中，案卷定义即根据系统中未归卷的文件情况，规划出文件应归为多少卷，各卷的内容是什么？案卷定义与文书学中的编制归卷类目有点相似，但又不完全等同。
一般来说，这里所讲的案卷定义要比编制归卷类目具体得多。编制归卷类目时，只是对要归卷的文件进行粗略的分类，而案卷定义则要具体地规划出卷数及各卷的内容，并且，它还有对案卷进行著录和标引的含义。
所以，若要对《案卷定义》下一个比较具体的定义，那就是：案卷定义是确定文件组合成案卷的具体方案，并对这些案卷进行著录与标引的过程。
(1） 案卷定义的原则：根据文件的形成特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，便于保管和利用。
这种方法的具体步骤是：
① 从不同角度对要归档的文件进行检索。检索时，注意以问题（内容、主题）检索为主。
② 对检索结果进行分析、整理、制订初步的分卷方案。整理时，要注意弃除那些被重复检索的文件。
③ 根据初步制定的方案，对文件进行整理。
④ 对整理后的文件逐篇审查，确定分卷方案。
⑤ 对案卷进行排列，并标出档号。
⑥ 对案卷进行著录，并将著录信息输入计算机。
会博通档案管理系统为用户提供了丰富的案卷定义功能，可定义的内容包括档号、题名、标识起点、责任者、日期、缓急程度、编号、页数、数量、保管期限、全宗号、存放地点，可以帮助用户很好地进行案卷管理和检索。
在进行实际操作的过程中，需要注意的是会博通规定档号的长度最长为15个字符，但对档号的编制末作任何硬性的规定，您可根据自己的情况任意处理，但遵循以下规则对你将是有帮助的，即：档号的每一部分的长度应保持一致，位数不够时，可用零（或空格）补齐。如：a01.032-003，这是由计算机排序的原则所决定的，因为计算机排序时，它将档号的每一位对齐，并由小到大排列，例如：a01.12-001，a01.12-002。
由以上可看出,若档号的每一部分的位数(长度)不保持一致，将使案卷不能按实际的大小排列.a1.12-239竟排到 a1.12-78 的前面去了,这显然不符合我们的要求(若不用。补齐，亦可采用空格）。
关于案卷定义，您了解清楚了吗？希望对你有帮助，后续我们会陆续为大家推出更多关于档案管理系统干货内容，敬请期待哟。
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