文书管理和档案管理，在分类方式上有何不同？ -金沙1005

2022/7/19 0:00:00 来源：行业资讯作者：小博浏览量： 612

文书管理、档案管理是我们在行业应用中经常提到的两个词。在日常的工作中，常有人会把两个词混用。事实上，文书管理和档案管理，是两个不同的概念。在实际的管理工作中，有很大的差异性。

文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一性，又各有其特殊性。文书记录的是现实的活动，是具有现行效用的信息，在处理公务及社会交际活动中具有针对性、指导性和现实执行性；档案是保存起来的历史活动记录，在需要查考利用时才具有凭据性、见证性、借鉴性。

基于这样的差异性，文书管理和档案管理在应用上是不同的，本期我们为大家讲讲，怎么样进行文书分类和档案分类。

01如何对文书进行分类？

从文书处理的客观需要来看，文书分类不可能仅仅满足于一种分类方法。分类方法的选择，应当以分类的结果对实际工作是否具有指导意义来确定。

对文件进行分类，从不同的角度上观察可以采用不同的分类标准，产生不同的分类结果。一般来说，文件分类的依据主要有文件的使用范围、来源、行文关系、内容与性质、密级、时限要求等。如，按行文关系，可将文件分为上行文，平行文和下行文三种。按密级，又可分为保密文件和非保密文件。

采用何种方法，应根据本单位的实际情况而定，亦可同时按几种方法对文件进行分类。管理自动化系统要求有统一的文件分类方法，分类方法要保持基本稳定。

02如何对档案进行分类？

从档案分类的原理来说，可以按照档案的来源、形成时间和内容的异同等形成多种分类方法，如年度分类法、组织机构分类法、时间分类法、作者分类法、地区分类法文件名称分类法、问题分类法等。

为了便于档案的利用、便于馆际交流、便于实现档案管理的自动化，有必要将档案分类体系规范化。《中国档案分类法》，就是出于这一目的而制定的。《中国档案法》对档案的分类原则、体系结构、类目、以及符号都做了相关的规定说明。

(1）分类原则

《中国档案分类法》以国家机构和社会组织活动的职能分工为基础，结合档案内容记述和反映的事物的性质，分门别类，组成科学的体系，适应各个历史时期形成的各类档案分类的实际需要。

(2）体系结构

《中国档案分类法》将档案分为3大部类，即政治、科学文化与经济。在3大部类中，根据社会活动的职能分工又划分为 19大类。其中，属于政治的 6 大类，即党务类、政务总类，政法类、政协、民主党派、群众团体类，军事类和外交类。属于科学文化的2大类，即文化、教育、卫生、体育类和科学研究类。属于经济部类的有 11大类，即计划、经济管理类，财政、金融类，贸易、旅游业类，农业、林业、水利类，工业类，交通类，邮电类，城乡建设、建筑业类，环境保护，土地管理类，海洋、气象、测绘类和标准、计量、专利类。

（3)类目

档菜分类表的类目是一种标志，代表一组具有同种共同属性的档案，它在分类系统中起着信息符号的作用。类目设立的原则是：

①以具有一定数量和共同属性的档案的容观存在为依据，每一个类目都是一个 “实体”，代表一组档案。

② 考虑到人们利用档案的规律，将综合性类目与专指性类目有机结合，以适应各种利用的需要。

③ 类目名称的选择力求科学、准确、概括、简洁。

④通过科学地处理类目间的关系来提高分类表的逻辑性和适用性。

（3)符号

符号即类目的代号，称为分类号。这种分类标识的作用有两个，一是表征档案的内容，再就是固定各个类目在分类体系中的排列位置。

档案分类表采用汉语拼音字母与阿拉伯数字相结合的号码制，用一个字母标志一个大类，并以字母的顺序反映大类的序列。工业大类的下一级类目也用字母标志，即用双位字母表示其二级类日，并反映其序列。在字母之后，用数字表示其下位类目的划分，即先排字母后的第一位数字，再排第二位，以此类推。数字的位数一般代表类目的级位，即遵循所谓层累制的原则，但同级类目超过 10 个时，该级类目用双位数井在前加一圆点表示。

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