近日，广东省档案局与广东省政务服务数据管理局联合印发《广东省政务服务事项电子文件归档和电子档案管理办法》（以下简称《管理办法》）、《广东数字政府政务服务事项电子文件归档和电子档案管理技术规范》（以下简称《技术规范》）和《广东省统一申办受理平台与部门档案管理系统对接规范》（以下简称《系统对接规范》）。
据悉，这是为贯彻落实党中央、国务院关于加快推进“互联网 政务服务”工作的决策部署和广东省政府《关于加快数字化发展的意见》要求，进一步提升广东政务服务质量，推动政务服务便民化的工作内容。广东相关部门正在积极探索符合地方实际的政务服务事项电子文件归档和电子档案管理模式。
《管理办法》从深化广东数字政府“一网通办”、构建“一网统管”制度体系入手，对广东政务服务网相关系统形成电子文件的归档和电子档案管理进行规范，提出了构建政务服务数据主管部门、档案主管部门、综合档案馆、政务服务机构分工协作的工作机制，明确了各级政务服务机构的归档主体责任和同一事项涉及多个参与部门时各方的职责，并对政务服务事项电子文件的采集、形成、归档、数据交换以及电子档案的共享利用和移交进馆等工作提出了要求。《管理办法》明确了符合国家有关规定的政务服务事项电子文件应以电子形式归档和移交，为正在开展的广东政务服务网相关系统电子文件单套归档试点工作提供了工作依据。
《技术规范》作为广东数字政府建设档案基础数据标准，从功能需求、技术流程、归档信息包组织结构以及元数据规范和归档范围等方面为政务服务事项电子文件归档和电子档案管理提供了技术规范。
《系统对接规范》为电子档案管理系统对接广东省统一申办受理平台提供了标准规范，目前，广东省档案馆建设的集中式数字档案室系统以及若干省直单位自建的电子档案管理系统已按照该规范对接广东省统一申办受理平台，为下一阶段大规模推广积累经验。
两项标准规范利用广东数字政府改革建设以来沉淀的统一时间戳、电子印章、ofd版式文件转换等基础支撑能力，保障申办表单、审批材料等政务服务事项办理全流程电子文件的真实、完整、可用和安全，为广东探索政务服务类电子文件单套归档提供了标准支撑。
据了解，目前一些单位的文件档案工作还是采用事后管理的模式。档案管理员在归档的时候，集中把档案扫描、录入、上传、整理等工作全做完，对电子文件也是需要重头整理、分类、入档，经常被文件档案收集困难、工作重复、费时费力等问题困扰。
会博通文件档案知识综合管理系统，可以实现文件电子文件的实时归档，省时高效。
现在大部份的文件，如公文、合同、项目文件等，基本上都是通过oa、企业微信、钉钉等信息系统流转产生的，通过会博通提供的对应接口，电子文件都可以分门别类移交导入会博通系统中，并根据预先设定的规则，实现辅助或自动归档。
对于纸质文件，也可以由部门整理好对应的纸质文件，并上传到会博通系统中，可采用无纸化、数字化流程办理移交接收手续，档案管理员再使用会博通的归档编辑工具，将接收到的文件，采用自动或手动归档的方式，进行归档操作，对于不需要归档的文件，则可将其转入资料库中。
此外，会博通软件系统还具有权限自定义、加密、防扩散水印、实时监控操作过程、自动记录操作痕迹等安全功能，并且，支持office、pdf、图片、音视频等各种常用格式的文件。
广东省政务服务事项电子文件归档和电子档案管理办法及其相关标准规范的出台，有效服务了广东加快数字化转型发展。期待广东省政务服务的进一步升级发展，实现电子文件归档管理和电子档案管理的更加有效规范，并精简事项办理过程对纸质材料的依赖，实现进一步减轻基层工作人员负担，群众办事也更加便捷。会博通软件科技希望将自己在文件与档案管理信息化领域三十余年的经验，贡献给社会，让文档真正为组织创造价值。