大型跨国企业由于企业组织分布广、层级多,档案管理工作的开展往往挑战重重。在数字化时代,如何利用信息化技术为档案管理工作增添羽翼?珠江钢琴的档案管理新模式,不妨作为参考。
“中国乐器龙头”珠江钢琴，选择会博通开启档案管理新模式
民族品牌走向世界
产销全球实力强悍
广州珠江钢琴集团股份有限公司成立于1956年,是一家集钢琴、数码乐器、音乐教育、文化传媒协同发展的综合乐器文化企业,是a股整体上市的乐器文化集团。集团旗下拥有广州、佛山、北京、浙江、德国、波兰六大钢琴制造产业基地,营销和服务网络覆盖全球112个国家和地区;累计产销钢琴超过260万架,产销规模稳居全球前列。
“中国乐器龙头”珠江钢琴，选择会博通开启档案管理新模式
集团曾荣获“国家文化产业示范基地”、“全国质量管理卓越企业”、“国家文化出口重点企业”、“中国轻工业百强企业”、“广东500强企业”等荣誉称号。
“中国乐器龙头”珠江钢琴，选择会博通开启档案管理新模式
作为一家业务多元化、运营国际化的民族乐器企业,珠江钢琴在全球拥有超1200个销售服务网点,业务涉及的档案资料繁多,加上企业分布广、分支多,档案管理工作面临着新挑战:
档案归档工序严格,需通过数字化管理提高效率
企业信息化程度加深,档案需更便于协作与流动
在实体档案的基础上,需统筹管理实体与数字档案
随着公司规模的不断扩大,珠江钢琴将档案管理的信息化升级提上了议程。
02
选择会博通
推进档案信息化管理
经过严格筛选,珠江钢琴集团选择了国家认证双软企业、深耕知识与内容管理软件开发与供应30余年的会博通,开展档案管理系统项目。双方携手打造一套能为整个集团及其相关企业协同工作的档案管理系统,以实现集团公司所有档案的全面、规范、科学管理。
1、集中归档,规范管理
系统应用了会博通档案的全生命周期管理方法,实施各个职能部门通过会博通分布式提交文件资料,再由档案管理部门集中管理的模式,统一对企业核心资料进行全生命周期的规范化管理。
“中国乐器龙头”珠江钢琴，选择会博通开启档案管理新模式
·便捷归档
各职能部门通过会博通,将需归档的实体或电子文件在系统中汇总至归档清单,提交流程移交,或使用归档编辑移交,由档案管理部门集中对个人、部门及企业层级的文件进行管理。
·流程化借还
员工可通过流程进行档案借还,由档案管理部门按权限与借还规则进行管理。没有权限阅读文件的员工,可提交借用申请获取权限。系统还可统计档案的借还情况情况,为知识的再利用提供记录与数据。
·分类权限设置
根据工作职责与需要,管理员可为员工及组织设置相应的操作权限,规范知识的流动与应用。权限支持细粒化设置,如:同一员工对于不同分类可设置不同使用权限(包括增改删阅等),亦可对本人和他人创建的文件区别授权,不会造成相互干扰。
2、打通流程,赋能业务
借助会博通的流程化管理功能,系统内的所有档案资料,均可应用于发起流程,方便借阅、归档、注销等业务的办理,让档案成为生产经营过程中能重复利用的知识资产。
并且,流程管理人员可根据需要,将流程与审批表单(管理痕迹)、流程批注及成果文档汇集进行自定义归档,与业务流程形成闭环,助力企业知识沉淀,推动业务高效化。
“中国乐器龙头”珠江钢琴，选择会博通开启档案管理新模式
3、多重控险,安全保障
为了保护企业文档安全,会博通系统配置了多重安全控制,包括ssl数字证书、严密权限控制、全程记录在线留痕、防扩散水印加密等。文档操作与变更全程,都会在系统留下痕迹;更有通用水印、可定制化水印等设置,避免信息外泄,为信息传播安全保驾护航。
“中国乐器龙头”珠江钢琴，选择会博通开启档案管理新模式
03
高效档案管理
助力企业智慧升级
“会博通是我们接触的众多档案管理公司中,感觉是最专业、开展最顺利的合作单位。合作几年来,会博通销售人员、技术服务部门认真、负责地推动项目工作,让珠江钢琴的档案管理工作有序、科学、高效地运转。”
——珠江钢琴信息管理部吴小姐
企业在发展过程中积累的档案文件,是企业不可或缺的重要知识资产。像珠江钢琴这样的制造型企业,在从传统制造业向文化服务业转型的过程中,不仅需要前瞻的眼光与战略性的决策,更需要从不断传承的经验中萃取知识精华、不断创新,以保持长久的生命力和竞争力。
全面化、规范化、有序化的档案管理,有利于企业将各业务部门、各工作环节中积累的管理经验、成果文档等知识资产进行整理、沉淀,推动企业的可持续发展与创新能力提升,打造更强的行业竞争力。