无锡市凌烨包装印刷有限公司,简称凌烨包装,成立1994年,公司主要经营包装装璜印刷,服装、金属材料、化工原料(不含危险品)、建筑材料、五金产品、纸制品、汽车零部件的销售;针织品编织服务。
凌烨包装如何实现多行业高效档案管理
凌烨包装作为无锡本地的包装装璜印刷企业,还向服装、金属材料、化工原料(不含危险品)、建筑材料、五金产品、纸制品、汽车零部件的销售及针织品编织服务拓展,档案资料非常繁杂、而且纸质居多,如何进行高效档案管理,提高工作效率,是凌烨包装急需解决的问题。
会博通软件科技深耕文件档案知识管理行业30多年,凌烨包装选择会博通作为档案信息化9001cc金沙的解决方案的提供商。
凌烨包装引入会博通档案管理系统,开启了高效档案管理之路。
一、对档案资源整合,实现“实体档案 电子档案”统一有序管理
通过一个系统,凌烨包装实现了实体档案及电子档案从采集、整理、录入、归档入库、借还、编研到注销等的全生命周期管理,启用系统的自定义功能,不同类型、性质的档案都能按照企业需求有序分类,及时归档,档案管理的效率大幅提升。
二、权限化的管控利用,有序高效
(1)依权限搜索:凌烨包装员工可依据权限搜索档案,系统支持关键词搜索、全文搜索、组合搜索、类自然语言搜索等,快速检索海量档案,让档案查找不再难。
(2)标准化借还:通过系统的借还流程,凌烨包装员工可像在图书馆一样申请电子或实体档案的借阅与归还,满足资料制作、项目推进、资质申请等工作需求。
(3)档案利用统计:会博通提供了全面而又实用的档案统计功能。档案利用登记、利用情况、利用排名通过数据即可一目了然,凌烨包装管理人员快速、全面地把控档案使用情况。
三、多维度安全管控,保障档案信息安全
1.严密权限控制:档案的编辑、搜索、查阅、借还等操作,均需依据权限进行,避免技术、资质、专利等重要档案泄露,档案管理与应用更规范。
2.防扩散水印:查阅、打印档案时均会自动带上水印,扩散可追溯且操作全程在线留痕,避免企业重要信息外泄。
3.多重安全机制:提供包括ssl网络加密传输、数字证书、电子印章、usbkey加密锁、强密码登录控制等安全策略。多重控险关卡,为档案信息安全保驾护航。
通过对会博通档案管理系统的应用实践,凌烨包装实现了档案管理的有序化、规范化、标准化和信息化,公司档案管理效率得到大幅提升,满足了业务发展需求,实现了构建档案管理项目的预期目标。