一个项目从立项之初就需要对相关资料进行整理和归纳，而这个工作会贯穿项目建设的全过程，立项、审核、报价、设计、各项支出、施工流程、所用设备、材料、施工环境等一切关于工程建设的各种形式的资料都需要详细文件记录在案。立足抓好工程质量，最大限度的提高投资效益，必须在招标投标阶段的具体细节上下足功夫，项目工程竣工后尽快进行档案的预验收工作，确保档案质量符合要求后进行竣工验收，待确定档案资料合格后将其上交档案管理部门。
做好档案管理工作对于工程中可能发生的隐性失误、疏漏能够起到查漏补缺的作用，及时发现问题解决问题，以避免工程出现不可挽回的差错，造成纠纷，也能够有效预防工程事故的发生，消除质量隐患。
《关于进一步加强工程招标投标管理的规定》，进一步把招标工程的档案管理工作纳入到招标工程全过程管理的重要组成部分，更好地发挥工程档案的作用，现将有关问题规定如下：
一、工程档案管理的范围
1、凡由市招标办监督管理的公开招标、邀请招标、议标的建设工程。
2、装饰工程、建筑设备采购及安装工程。
3、岩土勘察工程、工程勘察设计及工程监理等。
二、工程档案管理工作程序
档案管理工作由分管主任负责，招投标科负责建档，综合科负责日常的档案管理。
1、各有关科室都要围绕工程档案工作，密切配合，各司其职。招投标一、二科要做到每个招标工程责任到人，从工程项目登记开始，抓好“过程”中各个环节的原始资料的收集、整理。签发中标通知书后七天内，由科室将该工程所有资料按照《档案目录明细》的要求，整理完毕，交档案室保管。
2、综合科兼职档案管理人员，要认真负责，一丝不苟，做好工程档案的分类、存档保管工作。
3、自1998年9月1日起严格按档案规定执行。今年以来未归档的工程档案，以招投标一、二科为单位，负责整理完毕，交档案室归档。
4、凡查阅、借用工程档案，须到综合科档案室办理手续，不得损坏、丢失，归还时由档案室审查完毕后归档。
工程项目档案管理工作直接关系到国计民生！它是项目竣工的依据、工程质量的凭证以及科学研究和基础设施等方面的可靠资料，具有重复利用、提供借鉴以及促进创新的重要价值！
工程项目档案归档工作基本上都是采用事后管理习惯，让档案作为一个工程项目的附属品，仅仅作为验收和应付上级部门的工具。这种周期长、工作量大的事后管理方法，显露出了工程项目验收原始资料不齐全、竣工图文件编制不规范、资料跟踪收集不及时、检查工作强度大等等的问题。
会博通招投标管理平台主要解决以下项目难题:
1. 招标档案管理资料分散，没有集中管理，不便查找，且收录不及时，容易导致档案丢失或损坏，无法掌握档案的真实情况，档案利用率低等情况发生；
2. 没有相关的招标档案管理制度，发生情况无法追溯来源，一些重要的档案，比如合同档案、财务档案等一旦缺失，将给企事业单位带来重大的经济损失，而档案管理员也会因此受到连带责任，轻者失业，重则追究法律责任；
3.传统的档案采集方式都是通过excel等手工方式，效率低，人工成本高，且耗时长，鉴定工作复杂等，都不利于组织效率的提高。
会博通工程项目档案的全生命周期管理，从起草、审批到归档的自动化流程管理，与分布式的档案整理与数字化管理并行，全面实现纸质、电子档案的实时归档，满足企业档案数字化规范管理需求。通过档案对工程项目进度进行实时监控，通过档案到位情况，实时监控工程项目进度，提高工程项目管理效率。