以往只要把档案存好，必要时可以帮企业挽回重要的损失，因为档案是维护组织权力的重要法律书证，但是，档案还是组织各方面经营管理活动的依据，是组织连续工作必须考查的凭据，是业务活动的情况、成果、经验和教训，也是科研情报与成果的依据与参考材料。
这些重要的资料具有重复利用、历史借鉴与促进创新的重要作用。
例如：
写新方案的时候有以后做过的众多同类型方案作参考是不是会事半功倍？
签订合同的时候有众多同类型合同作参考，是不是能更好地规避风险？
研发新项目的时候，有以往完整的研发过程文件做参考，是不是更加能促进创新？
因此，档案就是组织存在的历史佐证，我们不仅要实现档案的有序化管理，还需要在避免管理风险下利用好档案。
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它涵盖档案从采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销的全生命周期管理功能：
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