你是否觉得现在的档案管理工作太过麻烦，档案类型太复杂了不好管理，档案需求太过多变不好查询，别担心，科技创新带来的高效方式已经来临，可以解决你现在面临的问题，你绝对不知道它有多简单。
一、以前纸质的档案管理方式主要以人工为主，存在错漏且效率低
比如：企业在日常发展进行中将发生大量的事宜和需要归档的档案,在缺少专业管理软件和管理机制的状况下，将会产生文件、图纸等资料的收集、保管的工作困难。
中国很多的企业目前的档案管理方式下由档案管理工作人员对需要归档的文件进行人工处理、编写检索工具和各种目录,通常存在人工编写目录速度很慢、规范性差，检索的速度和精准率低的状况,同时时效也很低,费时间费人力；
然后档案部门对外提供和配合查询的时候需要调阅纸质文件，如果全都依靠于人工的方式来调阅实体纸质档案很容易让很多重要档案的丢失和破坏，给再次利用形成不便、利用效率低。
二、档案管理系统的设计与研发具有重要的意义
首先是对企业档案管理工作的促进。伴随着计算机技术在企业中的运用，与之相关的管理信息系统应用越来越广泛，各种各样的相关电子数据和电子文件都依托在计算机网络系统来进行编制、共享和流转，要对相关电子数据进行档案化管理，必须研宄企业发展和资料利用关系，通过业务过程数据关系的梳理，将这些业务过程产生的成果资料统一归档到档案管理系统中，建立结构化电子数据和非结构化电子档案,这样减少了纸质资料的损坏和丢失，为企业各级别的人员提供了更简单、更详细、更方便的档案服务工作。
三、企业档案管理系统需求分析
其实档案管理系统就是对企业所产生的纸质、声像、视频等文件进行统一的管理，用于提高企业对于档案管理的效率，所以功能上一定要过关。
1. 数据采集
数据采集是档案系统的开端，同样也是档案工作的重点，针对不同来源、不同类型、不同等级的档案文件是需要不同的方式采集的，入库时所赋予的权限，编号都是不一样的。
2. 数据整理
数据整理是比较核心的工作，对采集的信息进行有效合理的整理，才可以让后续的工作更加快速高效的运行。对于采集过来的不同种类的文件需要进行再一次的归类，打上标记方便后续的工作。
3. 数据查找
数据查找得快慢是最能体现出效率的环节，系统要支持单个条件以及多个条件的查询方式，可以在数据库中准确的找到符合条件或编号、标记相同的档案文件，方便利用。
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