档案管理工作中,档案文件借还管理是一大难点:借阅审批流程多,跑上跑下耗费大量时间和人力;借出后未能及时收回,影响管理进程和增值应用等等……针对这类情况,会博通专门开发了标准化的档案文件借还管理体系,通过信息化技术管控借还全流程,推动档案、文档、证照、图书等知识文件的高效流转。
会博通档案文件借还管理体系,让知识成为流动资产
会博通档案文件借还管理体系,可用于档案、文档、证照、图书等文件的借还管理上,让文件借还像在图书馆里借、还书一样便捷。用户通过专门的借阅与归还模块,或通过搜索功能查询到所需文件后,即可发起借用或归还申请,根据审批授权快速实现借用或归还。这样一来,知识的流转与协作变得更迅速,更利于发挥其资产价值,为企事业的发展提供更大效用。
会博通档案文件借还流程,标准化借还管理
当用户需要借、还档案文件时,通过会博通的借还流程发起申请,并经管理人员审批通过后,即可轻松完成借、还操作。通过标准化流程,谁借阅了什么文件、借阅用途、天数等信息都会被系统自动记录。当借阅期限到达时,系统会自动收回电子文件的阅读权,或自动对纸质文件发出归还提醒,及时追溯,让档案文件的利用更加规范、有序。
此外,借还流程及借还表单可根据需求自定义设置,灵活适应各类管理需求。
会博通档案文件借还管理体系,按需选择借还方式
会博通提供了纯线上、纯线下以及线上线下相结合的借还模式。也就是说,用户既可线上申请借还电子版(如电子档案、电子文档、电子证照等),也可线上申请、线下借还实体版(如实体档案、证照原件、实体图书等),并可按需选择借阅天数。此外,通过“收纳盒”功能,还可一键实现批量借还,操作体验更优。
会博通档案文件借还统计,借还情况一目了然
哪类档案被阅读的次数更高?哪份证照被借阅次数最多?想了解更全面的档案文件利用情况,通过会博通系统内的借还统计模块,即可轻松实现。统计包括登记类、统计类和排序类等,还可输出统计表、统计图形等,图文并茂,满足不同统计需要,协助管理人员更全面地把控档案文件的利用情况。
会博通档案文件借还体系对于档案管理的价值
档案文件等材料,承载了企事业单位在生产、技术、科研和经营等活动的记录和各类信息,是组织在发展过程中至关重要的战略资源。通过会博通的档案文件借还管理体系,档案文件能在保障安全性的前提下实现便捷、高效的流转,充分发挥其利用价值;同时,在再利用过程中,组织可以对这些档案文件再次发现、认知,并作出调整,使知识库更趋完善,形成良性循环;此外,全程电子化管理,有助于管理人员把控档案文件的利用全过程,更好了解利用情况,从而提升管理质量。