随着经济的高速发展、科技进步、技术革新，自动化、信息化档案管理模式也得到深入发展，档案在企业管理和发展过程中起着至关重要的作用。部署专业档案管理系统，使档案在标准化、规范化、科学化的建设过程中，从单纯的存放走向应用，使之更好地为企业管理服务赋能。
在信息化时代大背景下，各行各业的档案管理工作也正在不断的发生巨大变化，传统档案管理方式已经逐渐被现代化、数字化、信息化档案管理平台，创新的档案管理工作模式所替代，大大提升了档案管理质量、工作效率及安全保障。给企业档案管理工作带来了巨大优势：
1、提高管理工作效率
专业的文件档案管理系统软件发明及应用，逐步替代了传统单一的档案归档模式。部署会博通文件档案管理系统后，就不用再像以前过多编辑档案条目及内容，可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可直接在系统中进行更改，省去了传统档案管理模式下的重新编辑、打印等环节，节省时间和资源。由于工作疏忽，出现漏输的档案信息的情况，通过系统可直接插入补充，简单易操作，省去对其他办公软件因不熟悉而造成损失。
2、有效利用档案信息
应用一般的办公软件只能够实现单个文件的编辑，还需要另附档案的扫描文件，这样既浪费时间，也浪费资源。而部署会博通文件档案管理系统软件，可以在对档案的基础信息编辑之后，添加此档案的扫描文件或者电子文档，并支持建立虚拟档案仓库，这样就做到了一点开目录文件就可以同时采集到此文件的扫描文件，方便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。
档案管理系统还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。同时，档案管理系统软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、公告提醒等。
3、提高档案保密功能
传统的档案管理模式、一般的办公软件管理档案只能设置简单的密码，极容易造成泄密。会博通文件档案管理系统可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。对没有权限的文档支持申请借阅，由管理员审批，审批通过之后方可阅览，阅览完成之后进行归还申请，由管理员确认无误之后审批通过，杜绝任何越权操作。在查档人进行查档时，系统可自行记录，形成查询日志，对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行了安全设计，以保证档案的使用安全。
4、提供可私有化部署
系统提供可私有化部署统一归档平台，支持手机端、pc端和网页版多端操作，随时随地办公，方便快捷。可实现oa、erp等企业私有系统，钉钉、企业微信等公有云办公软件无缝衔接。为档案管理工作带来了巨大优势，加快了档案管理的信息化步伐，部署会博通文件档案管理系统，促进档案管理工作创新，提升档案管理工作的质量，让企业档案实现最大应用价值，为核心档案安全保驾护航，使档案得以安全地传播与利用。