电子文件是电子政务活动的主要工具和真实记录,电子文件管理的疏漏或不当,可能造成政府机构和社会记忆的某些空白,使机构和国家为此遭受政治、经济和文化等方面的重大损失。因此,政府电子文件管理是电子政务建设的题中应有之义。而政府文件管理软件是实现政府文件管理的重要载体，那么，如何做好政府文件管理软件选型呢？我们从以下四大要素进行分析，为大家提供参考。
第一：政府文件的全生命周期管理
通过文档全生命周期管理，组织可以将不同来源、不同性质、不同用途的文档资源整合起来，进行统一化、规范化管理。在此基础上，文档所承载的知识内容，通过分享、整合、存储、更新等知识生命周期的过程，可以更好地发挥其效用价值。
知识管理专家会博通专注文档一体化管理软件，软件涵盖文档全生命周期管理的专业功能，包括文档采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能。
第二：政府文件管理的全面标准化、流程化
文档、知识内容等资源，不仅能随流程发起而产生，比如在业务流程中，应用系统模板快速创建报价单等；也可以通过流程进行协作、共享，比如通过借用流程查阅文档，或将业务所需文档通过流程发起流转等；还能通过流程沉淀企业知识资产，比如通过归档流程，将审批痕迹与成果文件一并归档等。
这样一来，组织内部的知识资源真正实现了“从业务中来，应用会博通文档一体化管理软件不但可实现各类文件的流转，如档案移交、归档、借还等，而且所有工作流的设计与运作工具，如采购、请假、指派任务等。业务中去”，从而更好地发挥其知识效用。
第三：政府文件管理纸质 电子文件同步管理
不同类型、不同性质的文件档案，无论是纸质文件还是电子文件，都需要实现有序、同步管理。
通过会博通系统，可实现纸质文档及电子文档从采集、整理、录入、归档入库、借还、编研到注销等全生命周期管理。不同类型、性质的文档都能按照企业需求有序归档，清晰分类，文档管理的效率大幅提升。会博通还提供了纸质存放位置地图的功能，在系统中一查即可了解其存储位置。
第四：政府文件管理需注重权限及安全管理
权限管理是否足够细化、是否具备足够的弹性，不仅关乎政组织的信息安全，更与组织的精细化程度、管理效率密切相关。
会博通文档一体化管理软件能够为文档提供细粒化、多维度的权限及安全管理体系：
（1）严密权限控制：文档的编辑、搜索、查阅、借还等操作，均需依据权限进行，权限是针对对象、行为、信息等不同的层面进行设置。
（2）防扩散水印：查阅、打印档案时均会自动带上水印，扩散可追溯且操作全程在线留痕，避免组织重要信息外泄。
（3）多重安全机制：提供包括ssl网络加密传输、数字证书、电子印章、usbkey加密锁、强密码登录控制等安全策略。多重控险关卡，为文档信息安全保驾护航。