企业文档管理，如果管理链路割裂，很容易带来额外工作量：a员工负责纸质文档收集与核对，b员工负责归档，c员工把控文档利用……文档管理缺少全链路把控，文档流转到哪一步，得一个个节点询问；一旦相关环节负责人离职，还得花时间查询和追溯，令人烦恼。
如何进行有效的文档管理？小编结合文档信息化系统建设的经验，总结一下三条经验：
1. 建设一站式文档管理平台，统一管理文档
通过一站式文档管理平台，可轻松解决上述问题。
负责各环节的文档管理人员，通过相应的系统流程，即可完成企业文档从采集、录入、整理、归档到再利用等工作，跨部门、跨地域地实现文档的全生命周期管理。同时，系统会清晰记录文档流转痕迹、流程审批结果等，文档流转的每一步都“安排”得明明白白。
2. 加强文档的利用，提高工作效率
专业的文档一体化管理平台，配置完善的文档搜索和借还功能，让文档应用变得更简单。
海量文档，一键搜索：员工可通过组合搜索、全文搜索、二次搜索、类自然语言搜索等多种搜索功能，一键快速查找到所需信息。
通过流程借还：通过企业文档借还功能，员工通过流程申请领导线上审批后，可线上或线下进行取用，摆脱纸质审批的低效桎梏；同时，借用人、用途、借用时间等都会一一记录，以便后续追踪。更完善的是，系统还会提供归还提醒功能、文档利用统计功能，助力企业文档应用更加规范。
3. 建设权限管理体系，保障文档安全
首先，系统内的每一个分类都要单独进行权限设置；并且，授权对象、权限内的可访问密级及可进行的操作行为，均可根据工作需要灵活设置。多种授权方式、多个授权支点，可深度定义每一位用户在每一个模块、对每一条信息的可操作行为，灵活适应企业的精细化管理需求。此外，当企业安全策略发生变化时，企业要随时对已定义好的权限体系进行调整，支撑不断发展的管理与业务需求。
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