随着企事单位业务的不断扩展，对于各大中小型企业，优化现有业务管控模式、强化集团管控，专利、资质、荣誉等证照也在不断增多。如何妥善存管各类证照,成为亟需解决的问题:如何有序保存证照? 如何避免证照过期失效? 如何方便员工查询和应用,同时避免恶意扩散?……
所谓“证照”，就是指证件和执照的统称，如专利、商标、著作权等权力证书，属于知识产权的法定凭证，但证照管理所涵盖的范围更为广泛，比如，营业执照、经营许可证等经营类执照，质量体系认定证书、高新技术企业认定证书、仪器仪表的检定证书等资质性证件以及土地证、房产证、车船行驶证等财产性证件，个人的身份证、学历学位证、驾驶证、技术职称证书等，这些证件我们都将其统称为“证照”，它们是企业身份的重要法律依据。
就目前的企业证照管理现状而言，普遍还存在着管理人才缺失、保存不易、容易丢失、查阅不便等多种问题，主要可以归类为以下几个方面：
第一、证照类型多样，管理部门不统一，需要使用时难以寻找;
第二、许多证照扫描件在商务人员手上都有备份，使用安全难以得到保障;
第三、证照在使用过程中没有任何记录，如果出现遗失或损坏的情况难以追究责任;
第四、企业发展过程中的证照文件众多，关于证照的年审、延期、换证等情况人工难以管理;
第五、证照的申办、变更、年检等均无记录，无法查看证照历史，追本溯源。
针对以上五类常见的证照管理状况，如何高效、有序的管理证照成为许多企业所面临的问题。为了能够安全保存管理、提高证照的使用效率、实现部门之间的协同办公，会博通为企业搭建了一个一体化的证照管理平台，可以实现智能化、有序化、标准化、数字化的管理企业证照文件。
会博通综合证照管理平台，让企业实现各类证照自定义管理分类、自定义证照属性、证照期限管理、便捷查询、标准化记录证照线上线下借还情况、全程跟踪、安全使用等平台价值，实现企业证照智能化管理模式。
平台以证照文件管理系统服务为核心,结合流程管理、物联网及防扩散等应用体系,为高效、有序的证照文件管理提供信息化支持。
会博通携新天科技股份打造标杆为案例
客户案例：连续三年上榜《福布斯中国最具潜力上市公司100强》、电气行业的领导者——新天科技股份有限公司，与会博通携手构建证照文件一体化管理平台，升级信息化水平，为业务高速发展提供有力支撑。
新天科技股份有限公司创建于2000年，是中国智慧能源、智能表及系统行业的先行者。创立以来，新天科技以“掌握核心技术，不断创新”为核心竞争力，在智慧能源、智能表领域创下多个第一：2001年，研发出了第一只非接触式ic卡智能表；2004年，研发出第一台零功耗智能表；2010年，研制出中国领先的基于gis的智慧能源系统……
新天科技选择与会博通携手，打造企业证照文件一体化管理平台。平台以证照文件管理系统服务为核心，结合流程管理、物联网及防扩散等应用体系，为高效、有序的证照文件管理提供信息化支持。
1、自定义 企业需求,实现证照管理系统有序化
(1)自定义管理分类
根据新天科技的管理需求,系统按证照类型划分为通用类、专用类、员工资质证照三大类,灵活定义,确保与企业管理习惯一致。
(2)自定义证照属性
存管证照时,新天科技可自由定义证照需附带什么信息,如该证照的获得日期、有什么用途、管理者是谁等,清晰记录,让证照信息归档更规范。
(3)物联网化管理
系统可为证照生成条形码、二维码等唯一编码,员工扫一扫编码,即可快速查找到对应证照的属性信息与存放地点,方便管理与应用。
2、多模块集成,证照管理系统规范化应用
(1)依权限搜索
当员工需要查找证照时,进入搜索平台或页面搜索框,即可依权限搜索;系统支持关键词检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种检索方式,方便员工快速查找专利、资质、荣誉等证照。
此外,系统可依权限对搜索信息进行处理,如仅展示条目或展示条目和内容,确保对应权责的员工才能查阅关键信息,保障证照的规范化应用。
(2)标准化借还
系统支持线上、线下以及线上线下结合的证照借还管理。员工发起借用流程,即可申请线上或线下取用,免去四处奔波的烦恼。
借用人姓名、部门、用途、归还时间等信息将全程电子化记录,信息可追溯;如到期未还,员工会收到流程或短信提醒,大大提高证照借还效率。
(3)防扩散水印
当员工在系统上查阅或打印证照时,屏幕会自动生成水印;水印样式可按需求灵活设置,并记录下使用人信息和时间,让信息泄露有迹可查,更好保障证照的信息安全。
会博通能够轻松实现证照管理的全面自动化、有序化管理以及证照的规范化应用，降低企业对证照管理人才的需求，实时跟踪证照动态，简化证照借阅管理流程，让企业在改革发展的过程中无后顾之忧，是企业实现智能化发展的一大迈步。