会博通综合档案管理系统,源自1988,30余年匠心研发文档、档案知识一体化管理系统,子研发第一套电子文档管理系统以来,就专注于电子文件档案管理方式的优化,为文档管理工作趋于智能化、现代化、科学化,做贡献,电子文档、档案管理相比于传统档案管理工作具有较大差异,下面小编就从归档时间和归档方式的差异给大家做一个简单介绍。
电子档案与传统档案管理归档时间不同:
电子文件档案管理工作当中,归档时间可以是文件办理结案后,也可以是在阶段性工作周期当中定时归档,在各级部门的电子文件档案形成后,通过网络传输给档案管理部门,并用电子数码签名封签认证,由档案管理工作人员接收并登记,按照事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,进而实现用户的随时调取和访问。电子文件档案归档方式具有两方面优势,
其一,由于档案归档较为灵活便利, 所以则有助于档案的健全稳定,有效减少由于文件丢失而影响的档案真实性。
其二,档案完全电子化、数据化,管理人员仅需要通过计算机进行操作,即可实现对文件的调取和摆放,所以相对工作更加便捷高效,有助于提高管理工作效率。在传统档案管理工作开展当中,归档工作主要由档案管理部门统一搜集表格和报告,所以工作周期较长,在进行实际的统计时,还需要以纸质材料作为依托,所以相对工作进展缓慢,归档时间较为局限。
电子档案与传统档案管理归档方式不同:
电子文件档案主要采用电子编码技术,所以一旦在工作当中发生修改和删除,则难以发现痕迹,并且由于电子文件依托硬件设备进行储存,在硬件的移动当中,文件的真实性无法得到保障,所以为了提高电子文件档案的可靠性,则需要在文件的形成和传输过程中,随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护,而反观传统档案管理归档方式,主要以采用纸质材料为主,虽然对原始文件难以进行改动,但如果材料发生更换,同样会影响档案的真实性。