总所周知，建筑工程项目文档资料包含产生、收集、整理、存储、利用多个环节，在不同的项目管理阶段，每份文档资料服务于不同的管理过程。工程项目本身“涉及面广、信息量大”，所以项目文档资料的系统化管理给建筑工程带来很大的挑战。那么，建筑工程项目文档资料管理过程中会面临哪些挑战和问题呢？下面小编就给大家简单介绍一下，这些坑需要注意！
会博通综合文档系统资深产品经理指出：工程项文档资料包含政府指令文件、项目往来文件、施工验收单据、多媒体文件（如重大活动中的照片、视频、录像等）、纸质文件、项目设计文图纸（重要）、施工组织设计、竣工验收证明等，还不夸张的说项目工程文档多、乱、杂，管理难，借助信息系统管理非常有必要。
目前，建筑工程项目文档资料管理多采用传统管理手段，信息化管理水平普遍还不高，主要存在以下问题:
项目文档管理不系统：
面对纷繁复杂的施工项目文档资料，企业岗位设立管质量、管安全、管进度、管材料等岗位。然而，各管理岗位人员总是结合自身所处的管工作岗位，只能从某些“点”上给出自己的想法和要求，缺乏对文档资料管理系统的理解，比如质量验收文档管理人员往往过分强调项目质量文档管理工作，忽视项目技术交底文档、安全检查文档等的管理。事实上，建筑行业需要从整个工程项目文档资料管理的“面”上阐述需求。
项目文档分类不清晰：
依据项目管理机构及项目岗位的分工职能定义文档所属类别比较普遍(如设计文档、监理文档、施工文档等)，但是一份具体的项目文档很多时候会贯穿多个职能部门(或机构)，有的甚至贯穿项目的不同管理阶段。所以，定义文档所属类别会产生“多义性”问题。若从业务流程或者项目具体管理活动来分类，仍然面临一项管理活动对应多份文档记录的问题，比如有的从质量控制的角度，有的从环境控制的角度，因此项目文档资料的分类方式，尤其是二级甚至三级分类思路，目前不是很清晰。
项目文档收集整理不及时：
在现实工程项目管理过程中，很多时候从制度层面上已经要求某些管理活动应该形成规范记录，但最终项目文档资料归档时仍然出现文档资料缺失的现象。问题在于项目文档资料的收集整理不够及时，项目各级管理人员没有周期性地“盘点”自身所负责管理的文档，往往寄希望于项目完工后集中整理再呈交有关工程档案管理部门。
项目文档信息系统不匹配：
对于存在“跨地域运营、多项目管理”的施工企业而言，不匹配性主要体现在两个方面，一是项目文档管理信息系统与实际业务不匹配。二是项目各类文档管理信息系统之间不匹配。有的信息系统是企业自身定制的，有的是政府主管部门要求的，所站角度不同、需求层次不同，各类文档记录标准也不同。