会博通综合文档管理软件研发专家指出，无论是房地产开发企业、房地产中介服务企业或是物业管理企业，均会产生大量建设工程类档案与经营管理类文档、档案，它们普遍以文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料存在。
房地产档案是确认产权的重要依据，是城市建设和管理的基础，同时也是丰富的档案信息源。房地产行业的档案管理是一项信息量大、变动关系复杂、事务性很强的工作。传统档案管理方式，已远远不能适应当前的新形势。如何做好房地产行业文档管理现代化工作，实现档案信息收集、整理、查询与利用，并使之工作规范，提高档案管理水平和利用效率，具有十分重要的意义。
1、缺乏有效的管理体制：
产籍资料的不完备，将会给城市化建设的合理规划带来一定难度，改建、规划发生重复现象，造成人力、物力的严重浪费。信息技术时代的到来，房产部门普及了计算机应用，但更多的是打印资料、统计数据，实际并未进行房产档案的真正管理，管理技术有待提高。
2、管理效率低下，抗风险能力弱
由于管理手段落后、产籍资料不完备以及法制制度不完善等因素，不能及时发现并处理问题，造成了房产档案管理的工作效率低下。纸质房产档案易遇到不可抗力因素，其抵御风险的能力较低。
3、房产档案管理不规范
因房产档案管理人员专业能力等原因，时常发现不了档案存在的问题，对于不符合要求的资料直接混入档案中，为后期查看资料带来困难。
4、档案收集不齐全
档案管理部门较重视权属登记档案，易忽略房产交易及拆迁等类型的资料。档案的存在形式比较单一，缺乏图片、照片等资料，除了纸质资料外，像录音、录像等资料欠缺，载体不丰富，导致产权内容不够完整。
5、房产档案管理权责不明
房产行业规模的扩大，导致房产档案管理的工作量与日俱增，但是房产管理部门对于职能的划分不清晰，权责不明，管理部门缺乏一定的独立性。就目前而言，房产档案管理部门是登记部门的附属，在设备、管理等方面，无法满足正规档案室的条件。