标准是对重复性事物和概念所做的统一规定，它以科学技术和实践经验的结合成果为基础，经有关方面协商一致，由主管机构批准，以特定形式发布作为共同遵守的准则和依据。即，为了在一定范围内获得最佳秩序和效益,在充分协商的基础上,对具有多样性、相关性特征的重复性事物和概念,由一定的权威机关以特定程序和特定形式颁发的统一规定。例如,同一种产品成批大量生产,某一种概念、方法、符号被人反复应用等。只有对具有重复特征的事物制订标准,才能总结以往的经验,选择最佳方案,作为今后实践的依据,减少不必要的重复劳动。
标准化是指在经济、技术、科学和管理等社会实践中，对重复性的事物和概念，通过制订、发布和实施标准达到统一，以获得最佳秩序和社会效益。公司标准化是以获得公司的最佳生产经营秩序和经济效益为目标，对公司生产经营活动范围内的重复性事物和概念，以制定和实施公司标准，以及贯彻实施相关的国家、行业、地方标准等为主要内容的过程。
为在一定的范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动，称为标准化。它包括制定、发布及实施标准的过程 。标准化的重要意义是改进产品、过程和服务的适用性，防止贸易壁垒，促进技术合作。
标准化活动主要内容是制订、发布和实施标准,并对标准定期进行修订。其中,制订和修订标准是标准化工作的基本任务,而标准的贯彻和实施是标准化活动的重要环节。标准化活动不是一次性就完结的,而是一个不断循环、螺旋式上升的运动过程,每完成一个循环,标准化的水平就提高一步。标准化的意义在于,促进科技进步,保证产品、工程和服务的质量,提高企业管理水平,加强国际技术交流和贸易发展,保障身体健康和生命安全。
档案工作标准化是以档案工作领域中的重复性的事物和概念为对象而制订或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。按照标准的性质可分为管理标准和技术标准，按照标准的实际法定效力可分为强制性标准和推荐性标准，按照标准的相关程度可分为正式标准和参照标准，按照标准的适用范围可分为国际标准、区域性标准、国家标准、专业或行业标准、企业标准等。工作程序有专门规定、有固定的代号、在一定条件下具有法律效力、时效性较强、内容相对专一性、具有较强的可操作性、多数属于推荐性标准。起到协调、简化、统一与优选作用。
a简化、b统一化（一定范围的统一、一定程度的统一、一定级别的统一、一定水平的统一、一定时间内的统一、一定合理多数的统一）、c系列化、d通用化、e典型化、f格式化。