会博通资深产品经理指出，在全面促进大数据的布局和发展中，档案数据也成为档案管理工作的重要内容，“档案数据”一词在国家相关政策标准条文中频繁呈现。档案数据管理已纳入国家档案事业发展顶层设计之中。
档案信息化工作开展以来，企事业单位档案部门进行的以数字化扫描、数字档案馆（室）建设、数字化利用服务为主的档案“数字化”管理实践，虽然解决了传统档案信息的载体转换、数字存储和便于利用等问题，是改变了档案的描述、呈现和利用方式，对档案信息内容控制的层级、深度、力度有限，难以挖掘和充分实现档案的价值，迫切需要从“数字化”向“数据化”演进。
当前，档案部门正在积极探索和开展档案“数据化”管理实践，将管理对象和管理方式向数据和数据化延伸。如上海自贸区在全国率先推行电子档案“单套制”管理模式，将oa办公流程与电子文件归档、电子档案管理流程对接，通过电子文件归档与电子档案管理原型系统实现对电子档案内容数据、目录数据、元数据和管理利用数据的有效管理。浙江省通过构建自动化的电子文件管理体系，制定大数据归档范围与标准、公共数据管理办法、电子文件归档数据规范以及智能化的档案信息服务网等开展智慧档案和档案管理智慧化建设，建立档案数据共享、传输和交换机制，推动档案数据向各部门和社会共享利用，实现“让群众少跑腿，让数据多跑路”的档案服务。
智慧档案馆是数字档案馆的高级形态，必须基于档案数据资源、依靠档案数据管理、辅以智能数据技术才能充分挖掘档案数据资源价值，实现智能化管理、知识化服务、精细化服务、个性化服务，将档案“资源库”变成“知识库”“思想库”“智库”。
从技术层面看，大数据、人工智能等数据技术的应用是智慧档案馆的技术表征；从管理对象看，数据化的档案信息资源是智慧档案馆的根基命脉；从管理方式看，细颗粒度的档案数据管理是智慧档案馆的支撑手段；从服务理念上看，智慧化的知识服务是智慧档案馆的价值目标。由此可见，数据化是智慧档案馆发育成长的基因，齐全完整、质量上乘的档案数据是智慧档案馆的核心生态因子，是智慧档案馆生存和发展的基石。“部署和全面推进档案数据化工作，正是数字档案馆建设向智慧档案馆建设的基调和缩影。”