要用好3hmis，除了需要具备满足要求的设备和网络环境外，一个好的信息管理与应用方案同样重要。
设计应用方案时，主要需要考虑以下四个方面的内容，即：
组织架构的建立；
企业公共性信息的管理；
部门公共性信息的管理；
个人信息的管理等。
注：
这里所说的信息，与知识、内容、文件、档案等概念具有相同或相似的含义。
组织架构的建立
3hmis有一句通俗的宣传用语，就是：“把企业搬到网上”。
3hmis提供的组织类型对象，可把企业的组织架构原原本本地搬到网上，形成一个与现实一致的带层级的组织架构，每一个组织（即部门）内部都可包括：
组织公告；
组织论坛；
组织内部公共信息的管理架构；
为每一个组织内部的成员分配一个指定容量的信息保管箱。
注：
3hmis的组织架构有两种含义：
一种是通过类型定义形成的组织架构，定义这种架构的目的是形成企业、部门以及个人的信息管理体系。
另一种是通过创建用户和组形成的用户架构，其目的是为了方便授权和流程处理。
企业公共信息的管理
公共性的、全局性的企业信息是很多的，比如说，现行文件、产品资料、客户资料、合同、财务报表等等，如何创建一个合理的企业信息管理架构，是管理系统应用的基础。
部门公共性信息的管理
部门内部，根据部门的职能，亦有一些需要部门内部统一管理和共享的专门信息。
要注意合理区分企业的公共信息和部门内部的公共信息，需要跨部门管理和利用的信息原则上都应归入企业公共信息的范畴，而只供部门内部管理和利用的，则归入部门信息之中，当然，企业公共信息和部门内部信息之间，不可能有一个严格的界限，有时，随着职能及管理方式的调整，两者还需要互相转换。
组织公告和组织论坛是部门内部两个特殊的信息类型，主要用于发布本部门的告示性信息以及部门内部和外部的沟通，是创建部门博客的基础。
通过授权，可将部门内部的信息提供给部门外的相关人员使用和管理。
个人信息的管理
3hmis在创建用户时，将自动为该用户在其所在部门创建一个指定容量的信息保管箱，信息保管箱有两大功能，即：用于分门别类保管个人的各种信息和创建个人博客，实际上，我们也可以把她看成是一个具备完整管理功能的个人网站或个人的信息管理系统。
应用方案的实施
在3hmis中实施信息管理应用方案，最为关键的两大任务是：根据应用方案创建各种各样的带层级的类型对象，和对这些类型进行授权。
组织架构的创建，包括根据组织结构创建的信息分类架构和用户组架构，由系统管理员进行，并将信息分类架构中每一部门的最高权限授予该部门的主管，由部门主管按职能授予部门内部人员相应权限。
公司的公共信息架构，其顶层分类可由系统管理员创建，并授权给相应的职能管理者，然后，再由职能管理者创建其下位架构并进行相应授权。比如说，要进行合同管理，可由系统管理员创建一个合同管理类，然后，将合同管理类的权限授予合同管理者，而合同管理的内部架构及授权，则由合同管理者进行。
部门公共信息的管理，同样可参照上述原则，由部门主管创建相应信息的顶层分类并授权给相应的管理者，然后，再由相应的管理者创建其下位分类并授权。
个人信息分类的创建和管理则由信息保管箱的所有者自主进行。
企业、部门和个人的信息，是可以相互转换的，个人信息，通过一定的程序，可以升级为部门信息，甚至是企业信息，这种方式，非常适合于企业知识的管理。